Курсовая работа: Внутрифирменная система информации

2.1.6 Межличностные коммуникации

Хотя эффективный обмен письменной информацией имеет преобладающее значение в организации, нам представляется, что исчерпывающий анализ такого рода обмена выходит за рамки. То же самое относится и к использованию компьютера, как средства коммуникации. Руководитель от 50-90% своего времени тратит на разговоры, поэтому мы выделяем здесь прямой межличностный обмен информацией. Понимание процесса межличностного обмена информацией и методов совершенствования умения общаться должно, способствовать росту эффективности управленческой деятельности. Однако в дополнение к межличностным контактам управляющий должен иметь представление о преградах на пути обмена информацией в организации и методах совершенствования такого обмена.[5]

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз. Смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением.

2.1.7 Коммуникационные сети

В организациях, где занято более двух человек, коммуникационные каналы объединяются в так называемые сети, связывающие элементы управленческой структуры в единое целое. И столь же многоуровневые, как она сама. Они объединяют в себе формальные и неформальные коммуникационные каналы, как дублирующие, так и дополняющие друг друга.

На практике можно выделить три вида коммуникационных сетей: открытые, замкнутые и комбинированные. Открытых движение команды или информации может быть остановлено, потому что оно попадает в тупик, т. е. к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала. Она так же может наткнуться на «посредника» или «контролера» (промежуточное звено в сети коммуникации), который по каким-то причинам этому движению препятствует (останавливает, искажает, направляет в другую сторону) и которого нельзя минуть. В замкнутых сетях тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены. Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа построения и присущи больше крупным многоуровневым организациям.

2.2 Внутрифирменная система информации

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющимся предметом обмена, т.е. сообщений.

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях и т. д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.[6]

2.2.1 Виды информации на предприятии

Управляющая система получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово- хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятие в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

· По форме отображения (визуальная, аудиовизуальная, смешанная)

· По форме представления (цифровая, буквенная, кодированная)

· По роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная)

· По качеству (достоверная, ложная и т. д.)

· По возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная)

· По степени обновляемости (постоянная, переменная)

· По степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая)

· По источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя)

· По степени преобразования (первичная, производная, обобщенная)

· По виду носителя

· По времени поступления (периодическая, постоянная, случайная) и т.д.

Большое внимание должно уделяться со стороны менеджера вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки, а также построению на предприятии информационных систем.[7]

Информационные системы могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управления, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы различаются:

· По обработке информации (централизованные и децентрализованные)

· По степени охвата информации (комплексные, локальные)

Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальные предназначены для определенных функций управления.