Курсовая работа: Затвердження та узгодження службових документів

2. Зовнішні (вхідна і вихідна кореспонденція).

6. За походженням

1. Офіційні (стосуються діяльності юридичних осіб).

2. Особисті:

2.1. Офіційно-особисті (трудова книжка, посвідчення особи);

2.2. Особисті власного походження.

7. За терміном виконання

1. Термінові (повинні бути виконані у встановлені строки та з позначкою “Терміново”).

2. Нетермінові (без конкретно зазначеного в них терміну виконання).

8. За стадіями створення

1. Оригінали (перші примірники документів, які мають оригінали підписів посадових осіб).

2. Копії:

2.1. Відпуск (повна копія документа, оформлена одночасно з оригіналом під копірку).

2.2. Витяг (копія частини документу, засвідчена у встановленому порядку).

2.3. Дублікат (повторно виданий документ).

9. За ступенем гласності

1. Звичайні.

2. Для службового користування (інформація для обмеженого кола осіб, не підлягає публікації у засобах масової інформації).

3. Таємні (містять державну таємницю)

10. За терміном зберігання

1. Документи постійного зберігання.

2. Документи довгострокового зберігання (понад 10 років).

3. Документи короткострокового зберігання (до 10 років).

1.2 Загальні правила оформлення службових документів

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів.

При документуванні організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм).Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.

При оформленні ОРД використовується такий склад реквізитів [4, 273]: 1 – Державний герб України;

2 – емблема підприємства, організації, установи;

3 – зображення нагород;

4 – код підприємства, організації, установи;

5 – код форми документа;

6 – назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

7 – назва підприємства, установи, організації;

8 – назва структурного підрозділу;