Курсовая работа: Затвердження та узгодження службових документів

Підписи кількох службових осіб на документах розміщуються один під одним у послідовності, яка відповідає посаді:

Директор об’єднання їдалень А.В. _ніжанко_

Головний бухгалтер М.С. Сущук

Якщо документ підписують кілька осіб із однаковою посадою, їх підписи розміщують на одному рівні:

Директор центрального універмагу «Прогрес»/особистий підпис / Т.А.Коваль

Директор фабрики /особистий підпис /Г.С. _ніжанко

Коли документ підписує комісія, позначаються обов’язки покомісії, а не посади:

Голова комісії /особистий підпис / С.Г. Боровський

Члени комісії: /особистий підпис / А.В. Сердюк

/особистий підпис / Г.А. Ганюк

З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, прикладається печатка.

Печатки можуть бути гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб: що встановлюють акти, які викликають витрату грошових коштів та матеріальних цінностей; до статутів, положень, що вимагають відповідно до нормативних актів наявності відбитка печатки. Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну та трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів при їх розсиланні, до довідок з місця роботи і т. д.

Перелік інших документів, до яких прикладається печатка, визначає установа. Якщо печаткою засвідчується копія документа, вона ставиться перед особистим підписом у такий спосіб, щоб захопити частину слів назви посади особи, що підписала документ.

Наприклад:

Директор готелю /підпис /А.Р. Інков Печатка.

3.2 Форма затвердження документів

Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути та положення про підприємства та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.

Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло підрозділів, організацій чи структурних осіб. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа /наказу, рішення/.

Елементи грифа затвердження: слово ЗАТВЕРДЖЕНО, назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ресторану /підпис / О. П. Білоус

05.10. 99

Гриф затвердження розмішується в правому кутку документа й оформляється великими літерами.

При затвердженні документа розпорядчим актом:

Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО наказом директора фірми від 04. 02. 00 №16.

Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу лише з моменту його затвердження.

Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб.

ВИСНОВКИ