Курсовая работа: Затвердження та узгодження службових документів

Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації. Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів. Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.

Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Мета погодження – підвищення якості ділових паперів.

У роботі розглядаються дві форми погодження документів – внутрішнє та зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено довідкою, протоколом узгодження або грифом узгодження на документі.

Основні способи засвідчення документа – підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст. У даному дослідженні наведений аналіз вимог до підписання та безпосереднього затвердження службових документів.

Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути та положення про підприємства та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.

Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло підрозділів, організацій чи структурних осіб. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа (наказу, рішення).

Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу лише з моменту його затвердження.

Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Андреева В.И. Делопроизводство. – Изд. 4. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.

2. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высш. шк., 1989.

3. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3-е изд. – М.: Изд. стандартов, 1990.

4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В..Сучасні ділові папери:Навчальний посібник / Вид. 5-те, доп. і переробл. – К., 2005. – 544 с.

5. Головач А.С. Зразки оформлення документів. – Донецьк: Сталкер, 1997.

6. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – 2-е вид. – К.: Либідь, 2000.

7. Діловодство. Конспект лекцій / Упорядник. Сокирнив І.В. – К.-Хмельницький, 2000.

8. Коваль А.П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 1992.

9. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. – К.: Техніка, 1992.

10. Основи діловодства. – К., 2002.

11. Словник-довідник з діловодства. – К., 2003.

12. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. – К.: НМКВО, 1991.

13. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП, 1997.

14. Слиньков В.Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте бизнеса. – К., 1999.

15. Шевчук С.В. Ділове мовлення. Молодий курс: Підручник. – К.: Література ЛТД, 2005. – 448 с.

16. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Вища школа, 1997.

ДОДАТКИ

Додаток 1

Порядок погодження документів

1. Погодження документу керівником організації:

ПОГОДЖЕНО