Лабораторная работа: Облік закупівлі продукції магазином з продажу тканин "Шовкова фея"
Основними функціями даної інформаційно-довідкової системи є:
1. збереження нормативно-довідкової інформації щодо обліку та реалізації продукції;
2. забезпечення зручності вводу та користування вхідної інформації;
3. автоматизація розрахунків, що призводить до мінімальних витрат ручної праці, яка пов’язана з обробкою інформації, що в свою чергу прискорює час формування звітних документів;
4.зберігання бази даних про продукцію, її замовлення, клієнтів;
5.автоматичне формування звітних документів;
6.зручний інтерфейс.
Головною функцією інформаційно-довідкової системи “Шовкова фея ” все ж таки є зручна та легка робота з інформацією (про продукцію, виробників) її збереження та оформлення.
1.3 Структура інформаційно-довідкової системи
До складу бази даних інформаційної системи входять такі таблиці: Продукція, Виробники, Персонал, Замовлення, Вміст замовлення. Створюємо їх загальну структуру, яку можна переглянути в Таблиці 1.
Таблиця 1. Аналіз структури БД
| Продукція | |||||
| Ключове поле | Імя поля | Подпись | Тип даних | Размер поля | Формат поля |
| v | KodTov | Код продукції | счётчик | длинное целое | основной |
| NameTov | Назва товару | текстовый | 40 | ||
| KodVur | Код виробника | числовой | длинное целое | ||
| CenaVur | Ціна виробника | денежний | фиксирований | ||
| CenaProd | Ціна продажу | денежний | |||
| Виробники | |||||
| v | KodVur | Код виробника | счётчик | длинное целое | основной |
| NameVur | Назва виробника | текстовый | 40 | ||
| Adr | Адреса | текстовый | 40 | ||
| Tel | Телефон | текстовый | 20 | ||
| Персонал | |||||
| v | KodPr | Код працівника | счётчик | длинное целое | основной |
| FIO | ПІБ | текстовый | 20 | ||
| Stat | Стать | текстовый | 10 | ||
| Osv | світа | текстовый | 20 | ||
| Pos | Посада | текстовый | 20 | ||
| Tel | телефон | текстовый | 13 | ||
| Stavka | Ставка | денежний | |||
| DataNar | Дата народження | Дата/время | Краткий формат | ||
| Замовлення | |||||
| v | NomZam | Номер замовлення | счётчик | длинное целое | основной |
| KodVur | Код виробника | мастер подстановки | длинное целое | основной | |
| DataZam | Дата замовлення | дата/время | краткий формат | ||
| KodPr | Код працівника | мастер подстановки | длинное целое | ||
| Вміст замовлення | |||||
| v | KodStr | Код рядка | счётчик | длинное целое | основной |
| NomZam | Номер замовлення | мастер подстановки | длинное целое | ||
| KodTov | Код товару | мастер подстановки | длинное целое | основной | |
| Kol | Кількість | числовой | с плавающей точкой | ||
Перед створенням бази даних:
1) визначаємо яким чином будуть згруповані дані (тобто таблиці);
2) продумуємо структуру таблиць (перелік полів кожної таблиці);
3) призначаємо ключові поля в таблиці;
4) визначаємо схему зв’язків між таблицями.
1.4 Вибір програмних та технічних засобів для розв'язання задачі
Для розв’язання задачі використовуємо систему Microsoft Windows ХР, Процесор – AMD Atlon Processor, Об’єм жорсткого диску 320 ГБ. Монітор SamsungSyncMaster 173b, Принтер HP 4250 PCL 6. Програмне забезпечення Microsoft Office 2003. СУБД - Microsoft Access 2003.
2. Комп’ютерна реалізація автоматизованої системи
2.1 Комп’ютерна реалізація окремих об’єктів системи
1. Створення інформаційних таблиць бази даних. Створюємо інформаційні таблиці в режимі Конструктора. Визначаємо ключові поля в кожній таблиці.
2. Встановлення зв’язків між таблицями. Для встановлення зв’язків з іншими таблицями бази даних, встановлюємо Ключове поле. Дана операція здійснюється шляхом виділення певного поля та вибору відповідної піктограми на панелі інструментів або за допомогою команд меню: Правка, Ключове поле. У вікні Схема даних будуємо та ідентифікуємо міжтабличні зв’язки.
3. Створення екранних форм. Для введення, модифікації та перегляду даних створюємо такі форми:Автоформа стовпчикова Продукція ,стовпчикова форма Персонал , складну форму Замовлення продукції та складну форму Виробники та їх продукція .
4. Запити відбору даних для аналізу. Одержуємо вибірки даних: по виробникам шовку та велюру; продукції, яка має торгову націнку >15%; параметричний запит для відбору замовлень за певний період, використовуючи функції Between та And; параметричний запит для відбору замовлень та їх вмісту за певний місяць та рік, використовуючи функції Month та Year; запит для визначення сумарної кількості кожного з виробів, замовлених за певний місяць року, який вводиться як параметр (функція Format); базовий запит для звіту, що містить наступні поля: Номер замовлення, Дата замовлення, Назва товару, Назва замовника, Ціна продажу, Кількість та Сума.
5. Створення вихідних документів. Створюємо звіти: “Аналіз замовлень продукції по місяцям”, ”Аналіз замовлень продукції у Виробників”,”Звіт по менеджерам”
6. Створення головної кнопкової форми. Повинна містити закладки: Довідкові дані; Вибіркові дані (для аналізу даних на основі запитів) та Звітні дані (для відображення створених звітних документів). Також додаємо до головної кнопкової форми кнопку для переходу між підменю та кнопку закриття форми.
2.2 Створення файлу та таблиць бази даних
Створюємо нову базу даних: Пуск - Программы - Microsoft Access - Новая база данных.
Створення реляційної бази даних починається з формування структури таблиць.