Лабораторная работа: Створення бази даних охоронної агенції Гарант в Microsoft Excel та Access

Дозволяє створювати складні критерії відбирання даних. Наприклад, відібрати напівчеревики жіночі ціною менше 400 грн. і щоб записи були відсортовані по спаданню:

1. Відкрити таблицю Товар (або форму).

2. Вибрати меню Записи ®Фильтр ®Расширенный фильтр. У результаті відкриється вікно, схоже на вікно конструктора запитів.

3. Додати поля Назва товару, Ціна.

4. Задати сортування по спаданню.

5. Задати <400 у рядку Условие отбора.

6. Вибрати меню Записи ®Применить фильтр або натиснути на відповідну кнопку.

Лабораторна робота №3 . Пошук даних у БД. Створення запитів

Хід роботи

Запити дають широкі можливості для вибору, сортування і обчислення з використанням даних однієї таблиці. Дуже важливо вміти використовувати дані з пов`язаних таблиць, допомагає будувати багатотабличні запити майстер запитів.

Запит на вибірку (Рис. 8)

Запит на вибірку можна використовувати не тільки для відбору даних, але і для їх поновлення. Запит на вибірку має ряд властивостей, які можна використовувати для зміни роботи запиту.

В режимі таблиці доступні самі різні операції з даними - огляд, сортування, фільтрація, поновлення і друк. Але достатньо часто приходиться проводити обчислення і огляд даних з декількох таблиць. Відобразити потрібні дані можна за допомогою запитів.

Наприклад, створити запит, де відображаються записи товарів за ціною. Создать запрос в режиме конструктора

Обрати необхідні таблиці (Товар).

1. Методом перетягування вибрати поля (Назва товару, Ціна, Виробник).

2. Встановити у рядку Условие отбора

3. Вибрати Запрос ®Запуск або кнопка .

Після виконання запита на вибірку (який відбирає інформацію з таблиць і інших запитів бази даних, в той час як при виконанні запиту на зміну дані вставляються, поновлюються або видаляються) Microsoft Access створює набір записів, які містять відібрані дані. В більшості випадків з набором записів можна працювати так само, як з таблицею: можна проглянути і відібрати інформацію, роздрукувати і поновити дані. Але на відміну від реальної таблиці, цей набір записів фізично не існує в базі даних. Access створює набір записів з даних таблиць тільки під час виконання запиту. Якщо змінити дані в наборі записів, Access внесе відповідні зміни в таблицю, на базі яких побудований запит.

Підсумковий запит

Іноді цікаві не окремі записи таблиці, а підсумкові значіння по групам даних.

Для обчислення підсумкових значінь потрібно натиснути кнопку Групповые операциина панелі інструментів конструктора запитів, щоб у бланку QBE з’явився рядок Групповая операция.

Коли натиснути кнопку Групповые операции на панелі інструменті, Access використовує установку Группировка в рядку Групповая операция для любого поля, який занесений в бланк запиту. Тепер записи по кожному полю групуються, але підсумок не підводиться. Для отримання підсумків потрібно замінити установку Группировка в рядку Групповая операция на конкретну підсумкову функцію.

Access дає дев’ять функцій, які забезпечують виконання групових операцій. Можна ввести ім’я функції з клавіатури в рядку Групповая операция бланка запиту або вибрати її в списку, що розкривається. Нижче перераховані підсумкові функції Access:

· Sum- Вираховує суму всіх значень заданого поля в кожній групі. Використовується тільки для числових та грошових полів.

· Avg- Вираховує середнє арифметичне всіх значень даного поля в кожній групі. Використовується тільки для числових та грошових полів.

· Min- Повертає найменше значіння, яке знайдене в цьому полі всередині кожної групи. Для числових полів повертається найменше значення. Для текстових полів - найменше з символьних значень незалежно від регістру.

· Max- Повертає найбільше значіння, яке знайдене в цьому полі всередині кожної групи. Для числових полів повертається найбільше значення. Для текстових полів - найбільше з символьних значень незалежно від регістру.

· Count- Повертає число записів, в яких значення даного поля відмінні від Null (пусто).