Лабораторная работа: Створення бази даних охоронної агенції Гарант в Microsoft Excel та Access

· Var- Вираховує дисперсію значінь даного поля в кожній групі. Ця функція використовується тільки для числових або грошових полів.

· First- Повертає перше значення цього поля в групі.

· Last- Повертає останнє значення цього поля в групі.

Запит з параметром

Часто людині не потрібні усі записи, а потрібна лише їх частина. Для зручності можна створити запит з патраметром, при виклику якого користувача запитується, що саме він бажає побачити.

Наприклад, створити запит, в якому потрібно ввести назву виробника:

1. Режим Конструктор, відкрити таблицю Товар.

2. Обрати необхідні поля: Назва товару, Ціна і Виробник.

3. У рядку Условие отбора під полем Виробник, у квадратних дужках написати необхідний вираз, у нашому випадку – [Введіть виробника].

4. Можна також задати сортуванн.

5. Вибрати Запрос ®Запуск або кнопка .

Тепер викликаючи цей запит, перед показом даних буде запитуватись назва виробника.

Створення перехресного запиту за допомогою майстра

Access підтримує особливий тип підсумкових запитів, який називається перехресними запитами. Вони дозволяють побачити обчислювані значення в вигляді перехресної таблиці, яка нагадує електронну.

Створення запиту за допомогою майстра:

1. Натискаємо Создать та із списку вибираємо перехресний запит
( Рис.13).

2. Обираємо таблицю Товар.

3. Обираємо поля, значення яких будуть використовуватися як заголовки записів (Назва товару, Виробник).

4. Обираємо поля для використання їх значень як заголовків стовпців (Постачальник).

5. Обираємо, які обчислення провести у кожній комірці, на пересіченні записів і стовпців. У полі Кількість підрахувати суму.

6. Обрати пункт Вычислять итоговое значение.

7. Даємо ім´я запиту, Готово.

Створення перехресного запиту за допомогою конструктора
Натискаємо Создать®Конструктор. Відкривається стандартне вікно конструктора, обираємо таблицю, на основі якої буде створюватись запит.

1. Обираємо пункт меню Запрос®Перекрестный, при цьому додається додатковий рядочок Перекрестная таблица і Групповая операция.

2. Методом перетягування вставляємо у рядок Поле потрібні поля (Назва товару, Виробник, Постачальник, Ціна), у рядку Перекрестная таблица обираємо із списку для поля Назва товару і Виробник заголовки строк, для поля Постачальник- заголовок столбцов, для поля Кількість у рядку Групповая операция обираємо суму, додаєм поле Итоговое значение (сума).

3. Вибрати Запрос ®Запуск або кнопка .

Обчислення в запитах

У запиті можна створювати поля, значення яких розраховуються за допомогою заданого виразу. Можна виконувати обчислення з любими полями таблиці і зробити обчислюваний вираз новим полем в наборі записів. Для цього можна використати любі із вбудованих функцій Access . Окрім цього, поля запиту можуть містити дані, які отримані за допомогою арифметичних операцій над полями таблиці.

Якщо при побудові виразу потрібно додати стандартну вбудовану функцію, потрібно в лівому нижньому списку вибрати папку Функции ®Встроенные функции. В результаті в правому списку з’являться назви функцій.