Отчет по практике: Делопроизводство в бухгалтерском учете
Авансовый отчет составляется на одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии, на бумажном и машинном носителях информации.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В реквизите « назначение аванса» указываются цели, на которые выданы подотчетные суммы. В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне указываются сумма расходов принятые к учету и счета которые дебетуются на эти суммы.
В реквизите «дебет» указываются суммы, учтенные по дебету счетов произведенных расходов.
В реквизите «кредит» указываются суммы, учтенные по кредиту счета учета расчетов с подотчетными лицами.
В реквизите «отчет проверен. К утверждению в сумме» указывается сумма фактически произведенных расходов, принятая к учету и подлежащая утверждению руководителем организации или уполномоченным на это лицом прописью (в рублях и копейках).
Авансовый отчет подписывается подотчетным лицом на оборотной стороне формы № АО – 1. на лицевой стороне формы приводятся подписи главного бухгалтера организации и бухгалтера, производившего расчет. Расписка отрезается от авансового отчета и выдается на руки подотчетному лицу.
Количество приложенных документов к авансовому отчету и общее количество листов, которые содержат эти документы, указываются в реквизите «приложение____документов на ___листах».
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток не использованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных сумм в указанном порядке.
4 Порядок хранения первичных документов и учетных регистров
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи их в архив Отделение должно храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Срок хранения перви?