Отчет по практике: Областное государственное учреждение "Государственный архив Саратовской области"

В архиве имеются на хранении документы ряда научно-исследовательских институтов (института сельского хозяйства Юго-востока, института микробиологии и эпидемиологии и т.д.), учреждений связи, комплекс документов медицинских учреждений: отделов здравоохранения исполкомов, областного аптечного управления, областной санитарно- эпидемиологической станции и др. Культурное строительство в Саратовской области представлено документами отделов народного образования, ВУЗов, техникумов, рабфаков, училищ, театров, Приволжского книжного издательства, Нижневолжской студии кинохроники.

Архив хранит ряд фондов личного происхождения, среди них фонды саратовского губернатора М.Н. Галкина – Врасского; историка, археографа Н.В. Калачова; академика – лингвиста А.А. Шахматова (родовой фонд); саратовских помещиков Пустошкиных и Устиновых. За советский период документы личного происхождения отложились в фондах представителей творческой интеллигенции, участников Октябрьской революции и Великой Отечественной войны.

В ГАСО имеется несколько коллекций, в том числе краеведческих документов; листовок и прокламаций политических партий за 1883-1921гг.; документов по выборам в Советы и народные суды.

Научно-техническая документация представлена проектами застройки исторической части Саратова, строительства различных зданий и сооружений, проектами по техническим разработкам, планами научно-исследовательских и опытных работ научно-исследовательских и проектных институтов, СКБ, отчетами об их выполнении, научно-техническими и научными отчетами по законченным темам и др.

Фотодокументы ГАСО запечатлели проведение губернских, краевых, областных партконференций, съездов Советов, строительство промышленных предприятий в губернии и области, передовиков производства, памятники истории и культуры края.

В документах ГАСО имеются сведения по истории Астраханской, Волгоградской, Самарской, Оренбургской, Пензенской, Тамбовской областей.

Глава 1 Документирование деятельности организации

1.1 Нормативные и организационно-распорядительные документы

За время прохождения практики я выполняла различные поручения начальника отдела. В мои функции входило:

- размножение документов на копировальном аппарате;

- нумерация дел;

- подшивка документов в дела;

- уничтожение документов (согласно акту) с истекшим сроком хранения.

За период прохождения практики я ознакомилась со следующими нормативными документами:

- номенклатура дел;

- инструкция по работе с документами в ОГУ «ГАСО».

Кроме того, в процессе прохождения практики я собрала практические материалы, используемые в текущей деятельности отдела:

- приказ;

- распоряжение;

- решение;

- телефонограмма;

- ответ на письмо.

В данной организации используются различные виды документов: организационный устав областного государственного учреждения «Государственный архив Саратовской области» утверждённый приказом начальника правления по делам архивов Правительства Саратовской области от 9 августа 2005 года № 90/1 – 4, штатное расписание, организационная структура, положения о структурных подразделениях, должностная инструкция, регламент.

На основе данных нормативных документов оформляются организационно-распорядительные документы: приказы, решения дирекции.

Приказ – это локальный нормативный акт, издаваемый на основе единоначалия и используемый для регламентации деятельности организации по каким-либо текущим вопросам. Регламентация (с франц. reglamentacia) - означает установление правил, определяющих порядок какой-либо деятельности, в данном случае имеется ввиду организационная. Приказы используются для оформления решений по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации.

Решение – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов его деятельности. Решения имеют право также издавать заместители руководителя организации и руководители структурных подразделений.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Для этих целей используются информационно-справочные документы, таким образом, они составляют своеобразный базис любого управленческого процесса. Информационно-справочные документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

Коммуникативную функцию выполняют письма. Они составляют большую часть объёма входящих и исходящих документов любой организации.

Письмо – это фактически единственный документ, в котором не используется реквизит «Наименование вида документа». При составлении текста письма следует избегать чересчур сложных предложений и формулировок. По возможности используются простые и понятные предложения.

К видам деловых писем следует относить:

· Письма-просьбы;