Отчет по практике: Областное государственное учреждение "Государственный архив Саратовской области"

На бланках постановлений и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюции используются два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный.

Проанализировав общий бланк документа, можно сделать вывод, что он составлен и оформлен, верно.

Характеристика организационно-распорядительной документации:

Для анализа можно использовать следующие распорядительные документы6

1. Устав организации (Приложение 5).

2. Распоряжение (Приложение 1).

3. Решение (Приложение 2).

4. Приказ.

Проекты постановлений, распоряжений имеют заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса.

Во вступительной части кратко излагаются мотивы издания постановления, распоряжения. Ясно сформулированные и обоснованные цели и задачи излагаются кратко и последовательно, исключая возможность двоякого толкования. Распоряжение не всегда имеет вступительную часть.

В постановляющей, распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются реальные сроки исполнения.

Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной форме: обязать, поручить и т.п., написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил.

Проект постановления (распоряжения), оформленный на гербовом бланке, в обязательном порядке визируется заместителем руководителя, начальником по организации работы с документами.

В бланке распоряжения (Приложение 1) и бланке решения (Приложение 2) не правильно оформлен реквизит дата документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 05.01.2003. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25 января 100г. Слово год не пишется целиком.

Характеристика информационно-справочной документации:

Для анализа можно использовать следующие документы:

- заявление;

- телефонограмма (Приложение 3);

- ответ на письмо.

Персональная ответственность сотрудников закрепляется в их должностных обязанностях.

Телефонограмма оформлена с некоторыми недочётами: в бланке нет наименования организации – автора телефонограммы, не указаны наименования должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму.

Глава 2 Документооборот организации

2.1 Работа с архивными документами

Работа с архивными документами начинается с просмотра описи дел архивного фонда.

Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению. Каждому архивному фонду присваивается свой определенный номер. Архивная опись — основной учетный документ и одновременно справочник по содержанию документов фонда.

Опись фонда состоит из перечня заголовков дел и вспомогательного справочного аппарата к ней, который включает в себя заглавный (титульный) лист, предисловие, список сокращенных слов, указатели, переводную таблицу шифров (если опись пересоставлялась), оглавление. В зависимости от категории фонда наличие в описи вспомогательного аппарата различно.

Обязательным элементом справочного аппарата для описей фондов всех категорий является заглавный лист описи. На нем указываются следующие данные: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, включенных в опись.

Название фонда на заглавном листе описи дается в виде официально принятого, полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя. Если название фондообразователя менялось в течение периода, на который составлена опись, то на заглавном листе описи пишется сначала последнее название, а ниже — все его названия в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат каждого названия фондообразователя.

На заглавном листе описи документов объединенного архивного фонда (ОАФ) сначала указывается его название, а затем — название той части объединенного фонда, на документы которой составлена опись.

Важная часть архивной описи — предисловие. Оно содержит краткую историю фондообразователя, общие сведения о составе, содержании, происхождении и состоянии документов фонда.

Собственно опись (систематизированный перечень заголовков дел) имеет следующую схему: