Структурные подразделения аппарата действуют на основании положений, утвержденных главой администрации города и районов (не утративших силу).

Планирование работы администрации района является одним из основных средств организационного обеспечения задач хозяйственного и социально-культурного развития района.

Отделы и комиссии администрации района до 15 числа последнего месяца квартала вносят главе администрации района через отдел организационной работы свои предложения по перечню основных вопросов для рассмотрения на заседании при главе администрации района. Вносимые предложения должны быть согласованы с соответствующими заместителями главы администрации района. Планы работы отделов и комиссий утверждаются главой администрации района. Контроль за выполнением плана работы структурного подразделения осуществляет руководитель подразделения.

Общая организация контроля за выполнением планов работы администрации района возлагается на отдел организационной работы, который при утверждении плана на очередной период информирует главу администрации о выполнении предыдущего плана.

Отдел организационной работы за 7 дней до начала каждого месяца представляет главе администрации календарь основных мероприятий. В него включаются мероприятия, обозначенные планами работы отделов, комиссий администрации района, направленными в организационный отдел до 15 числа текущего месяца.

Поступившие в администрацию нормативные акты Президента и Правительства РФ, Губернатора и администрации области, города принимаются и регистрируются в отделе по делопроизводству, после чего передаются главе администрации района, а в отсутствии главы заместителю главы администрации или кому поручено исполнение обязанностей главы.

По возвращении документа с резолюцией главы администрации района или лица его замещающего в отделе делопроизводства делается отметка в журнале регистрации о содержании резолюции, и затем документ немедленно направляется исполнителю. Изучение документов главой администрации или лицом его замещающим не должно превышать, как правило, двух суток, а телеграмм - одних суток.

Исполнители контролируемых документов и сроки их исполнения указываются в тексте документов либо в резолюциях главы администрации района, его заместителей.

Контроль за исполнением отделами и комиссиями документов РФ, Губернатора и администрации области, города в установленный срок осуществляет отдел организационной работы.

Если срок исполнения документа не указан в самом документе или резолюции главы администрации, то он исполняется в месячный срок.

Специалисты, которым поручено осуществлять контроль за исполнением документа, в течение контрольного срока проверяют фактическое исполнение документа непосредственно на местах, запрашивают отчеты и информации о ходе его выполнения, готовят итоговые справки, отчеты об исполнении документа.

При исполнении нормативных актов Губернатора Орловской области или мэра города, принятых во исполнение Указов, нормативных правовых актов Российской Федерации, касающихся компетенции администрации района, представляется доклад об их исполнении Губернатору Орловской области или мэру города Орла.

Нормативные акты Президента, Правительства Российской Федерации, администрации области и города считаются исполненными, если об этом имеется резолюция главы администрации района, о чем делается соответствующая отметка на документе и контрольной карточке.

Необходимость постановки на контроль постановлений и распоряжений главы администрации города в каждом случае определяется самим постановлением или распоряжением. В том случае, если контрольный срок не определен постановлением или распоряжением, он может быть установлен главой администрации или заместителем главы администрации.

На постановление или распоряжение, подлежащее контролю, в отделе организационной работы заводятся два экземпляра карточки контроля, один из которых вместе с контролируемым постановлением, распоряжением направляется исполнителю, а другой хранится в картотеке орготдела до истечения срока исполнения.

Фактический контроль за выполнением постановлений и распоряжений главы администрации осуществляет глава администрации и его заместители. Заместители главы администрации регулярно, как правило, не реже одного раза в квартал, рассматривают на своих производственных совещаниях вопросы контроля и исполнения постановлений и других документов, заслушивают информацию ответственных работников о проводимой ими работе по выполнению постановлений, распоряжений.

2. Положение об отделе делопроизводства администрации Железнодорожного района администрации г. Орла

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Отдел делопроизводства администрации Железнодорожного района администрации города Орла (в дальнейшем именуемый - отдел) является структурным подразделением администрации Железнодорожного района администрации города Орла (далее - администрация района) и осуществляет свою деятельность в соответствии с Законами Российской Федерации и Орловской области, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями мэра города Орла, настоящим Положением, распоряжениями главы администрации Железнодорожного района администрации города Орла (далее - глава администрации).

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ

- документационное и хозяйственное обеспечение деятельности администрации района;

- совершенствование форм и методов делопроизводства на основе применения современной копировально-множительной, компьютерной техники;

- обеспечение оперативного прохождения документов в структурных подразделениях администрации района, проведение анализа служебной переписки, оптимизации документооборота в аппарате;

- оказание помощи структурным подразделениям администрации района в постановке делопроизводства;

- разработка номенклатуры в администрации района;

- документальное обеспечение структурных подразделений администрации района:

- хозяйственное обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимых главой администрации и заместителями главы администрации района;

- прием и учет служебной корреспонденции;

- отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции, выполнение копировально-множительных работ;

- подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции, применяемой в администрации района;