- оформление и хранение в течение установленного срока документов с последующей сдачей в архив города Орла;

- регистрация поступивших в администрацию предложений, заявлений и жалоб граждан, передача их на рассмотрение руководству администрации района и в дальнейшем структурным подразделениям администрации района;

- осуществление контроля за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан, обобщение и анализ состояния этой работы в администрации района;

- составление графика приема граждан по личным вопросам руководством администрации района, осуществление контроля за состоянием этой работы;

- осуществление заверения документов печатью;

- оформление мобилизационных документов, в пределах своих полномочий, для организации перевода администрации района на работу в условиях военного времени;

- участие в мобилизационных мероприятиях, проводимых в Железнодорожном районе;

- оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг;

- подготовка предложений по текущему и капитальному ремонту основных фондов;

- хозяйственное обеспечение инвентарем, канцелярскими принадлежностями, мебелью структурных подразделений администрации района.

ПРАВА

Отдел имеет право:

- запрашивать и получать от структурных подразделений администрации района материалы и информацию, связанную с осуществлением функций, возложенных на отдел;

- осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации района;

- возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации района для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;

- организовывать учебу кадров по вопросам делопроизводства;

- изучать накопленный опыт в области документоведения.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается с должности муниципального образования мэром города Орла, в соответствии с установленным законодательством.

Начальник отдела осуществляет действия от имени отдела, представляя его интересы перед всеми организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела; координирует деятельность отдела.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ

Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение основных функций и задач, возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных ему настоящим положением.

Специалисты отдела и технические служащие несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями.

3.Должностная инструкция главного специалиста отдела делопроизводства администрации Железнодорожного района администрации г. Орла

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Должность главного специалиста отдела делопроизводства администрации Железнодорожного района администрации г. Орла (далее -главный специалист) относится к группе старших должностей муниципальной службы.

Основной задачей главного специалиста является осуществление порядка работы с документами в структурных подразделениях в администрации Железнодорожного района администрации города Орла (далее - администрация района), обеспечение оперативного хранения и сохранности документов.

Главный специалист назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации города Орла по согласованию с заместителем главы администрации города по территории -главой администрации Железнодорожного района администрации города Орла (далее — глава администрации), находится в непосредственном подчинении начальнику отдела делопроизводства администрации Железнодорожного района администрации г.Орла.

В своей деятельности главный специалист руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Орловской области, нормативными правовыми актами органов исполнительной власти Орловской области, Уставом города Орла, постановлениями и распоряжениями администрации города Орла, решениями Орловского городского Совета народных депутатов, Положением об отделе делопроизводства, настоящей должностной инструкцией.

На должность главного специалиста назначаются лица с высшим образованием и стажем работы по специальности не менее 3 лет.