27.03.2005 г. в 10.00 состоится координационное совещание в прокуратуре по вопросу: "Совершение правонарушений и преступлений в быту".

Передал: Калинцков.

Принял: Баева.

3.2 Прием посетителей

В данной организации прием посетителей на 4 вида не подразделяется. Сотрудники своей организации могут проходить к руководителю беспрепятственно, без доклада секретаря. Время приема посетителей проходит в любое время, определенных часов нет.

Секретарь хорошо знает распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками учреждения и направляет посетителей к компетентному сотруднику, освобождая тем самым руководителя от посетителей к нему не адресованных. При приходе посетителя секретарь сообщает о нем руководителю лично.

Если руководитель отсутствует по какой-либо причине, секретарь направляет посетителя к другому сотруднику или назначает другое время приема. Если прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, секретарь сообщает об этом посетителю и договаривается о времени, на которое прием переносится.

Регистрация посетителей в специальном журнале не ведется.

3.3 Подготовка совещаний

При подготовке совещания секретарь выполняет следующие правила:

1. Готовит необходимые материалы совещания.

2. Составляет список участников совещания.

3. Определяет место, где будет проходить совещание. Обычно совещание проходит в кабинете руководителя.

4. Регистрация участников не ведется.

5. Согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания.

Секретарь на совещании не присутствует, протокол не ведется.

Пример совещания

В данной организации каждое утро в 9.00 проводится летучка сотрудников, на которой присутствуют участковые и следователи.

Также каждую неделю проводятся совещания, на котором присутствуют все сотрудники отдела (следователи, оперуполномоченные, инспектора ПДН, участковые, работники уголовного розыска).

3.4 Подготовка командировок руководителя и сотрудников

Для подготовки служебных командировок секретарь:

1. Подбирает необходимую информацию для командировки.

2. Готовит материалы и документы, необходимые для командировки.

3. Оформляет командировочное удостоверение.

4. По возвращению руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки (передает их отдельным сотрудникам или в соответствующие структурные подразделения).

3.5 Работа секретаря в отсутствии руководителя

В отсутствие руководителя секретарь должен отвечать на телефонные звонки, записывать вопросы, с которыми обращались посетители по телефону и при личном визите. В отсутствие руководителя секретарь на работу не опаздывает и не уходит раньше своего рабочего времени, так как секретарь является правой рукой руководителя и представляет интересы как руководителя, так и всей организации в целом.

3.6 Регламент работы секретаря и руководителя

1. Рабочий день секретаря и руководителя начинается в 8 часов.

2. Через час после начала рабочего дня, т.е. в 9.00 секретарь докладывает руководителю о корреспонденции.

3. Обед секретаря совпадает с обедом руководителя – 13.00-14.00.

4. В 15 часов заканчивается рабочий день секретаря.

5. В 17 часов заканчивается рабочий день руководителя.