Реферат: Документооборот фирмы стандарты

выполнила __________

ФЭИОП, VI курс, с.о.

бухучет и аудит

проверил Поздняков В.Я.

Москва, 1999

План

1. Сущность документационной системы управления

2. Основные нормативно-методические документы по

делопроизводству

3. Правила оформления документов

4. Системы документации

5. Эффективность рациональной системы делопроизводства

Сущность документационной системы управления

В наше время термин «делопрои зводство» определяется следую­щим образом: отрасль деятельности, обеспечи вающая документиро­ва ни е и организацию работы с официальными документами. Наряду с терми ном « дел опроиз водство» в послед ние год ы употребляется и синонимичный ему термин « документационное обесп ечение упра в­ления ». Возни кновение его связано с измене нием организационно-технической основы делопроиз водства и методологических подхо­д ов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив­ному внедрению в сферу раб оты с документами средств вычислительно й техники и современных информац ионных технологий со­з да ния, сбора , обработки , на копления, хранени я, пои ска и исполь­зования информации в управлении . Таким образом, те рмин «документационное обеспечени е управл ения» как бы подчеркивает инфор­м ац ионно-технологическую составл яющую в совреме нной органи­зации де лопроизводства.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводств. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата , т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

прием первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов и отправка.

Понятие « делопроиз водство» бази руется на понятии«документирование». Под докум ентированием поним ается з апись (фиксаци я) информ ации на различных носителя х по установленным правилам . Докум ентиров ание — регламентированный процесс з апи си инфор­ мации на бумаге и ли ином носителе, обеспечивающий ее юридич е­ску ю силу. Документирование всегда осуществ ляетс я по определен­ным правилам, установ ленными правовы ми нормативными актами или вы работанными тради цией.

Создани е документов или документирование может осуществ­ляться на естеств енном яз ыке или на искусственных языках с ис­пользованием новых носителей информации. При документирова­н ии на естественном языке соз даются текстовые документы — доку­менты, соде ржащие речевую информацию, зафи ксированную любым типом письма или любой системой звукоз аписи. Текстовый доку­мент, соз данный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носи теле или видеограмма документа - изображение д окумента на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных яз ыках создаются до­кументы на машинных носителях — документы, соз данные с исполь­зованием носителей и способов запи си, обеспечивающих обраб отку информации электронно-вычислительной маш иной

Важное з начение при документировании имеют с редства доку­менти рования - оруд ия, используемые человеком для создания до­кументов. Это могут быть простые орудия (ручки, карандаши и др.), ме ханические и электромеханические (пишущие машины, маг­нитофоны, д иктофоны, фото кино- и видеотехника н др.); средства автоматизации - компьютерная техника. В з ависимости от используемых средств документировани я раз­личаются способы документирования (текстовое документирование, кино фото фонодокументирование , электронное документи рова­ни е) и типы соз даваемых при этом документов .

При использовани и простых орудий создаются рукописные пи сьменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), и зобразительные д оку­ме нты (документы, содержащие информацию, выраженную посред­ством изображения какого-либо объекта) и графические документы (из образительные документы, в которых изображение объекта полу­чено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототех ники создаются фотодоку менты, при использовани и зву ко­з апис ывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; п ри применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы, с помощ ью компьютерной техники - письменные документы на бу­м ажном или электронном носителе, а также документы намашин ных носителях .

Документирование предполагает соблюдение установленных прав ил записи информации , специфических для кажд ого типа доку­ме нтов. Соблюдение этих правил при дает юридическую силу созда­ваем ым документам. Юридическая сила — свойство официального докум ента, сообщаемое ему действующим законодатель ством , ком ­петенцией издавшего его органа и установленным п орядком его оформлени я,

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой раз новидности д окументов комплексом реквизитов -обяз ательных элементов оформления документа (наиме нование ав­тора докум ента, адресата, подпись, дата, номер документа, гри ф ут­верждения, печать и др.). Современные требов ания к оформлению орг анизационно-распорядительной (адм инистративной) документа­ции зафиксированы в госуд арственном стандарте (ГОСТ Р б.3 0-97 « Унифицированные систем ы документации. Система организацион­но-распорядительной документации. Требования к оформл ению до­кум ентов»). Государственным стандартом установлен не только со­став реквиз итов (всего их 29), но и зоны и последовательность и раз мещения на документе. Совокупность рекв из итов документа и схе ма их расположения на документе составля ют формуляр докумен­та. Формуляр также регламентирован государств енным стандартом, поэтому для правильного составления документа необ ходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) и х расп оложе­н ия на д окументе. Наличие формуляра , установленного государст­ве нным стандартом, об еспечивает единство документирования и еди нство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--