Реферат: Документооборот фирмы стандарты
Фиксац ия, отображение информации в д окументе обеспечив ает еe сохранение и накопление, воз можность передачи во времени и пространстве , в озм ож ность обра щаться к информации спустя м ного времени после ее создания.
В соц иальном плане любой офи циаль ный документ полифункционален, т.е. однов ре менно вы полняет н есколь ко функций, что позволяет е му удовлетворять различные ч еловеч еские потребнос ти . Среди функци й документа выделя ются общие и специ альны. К общ им фун кц иям документа относятся:
информационная: любой документ создае тся дл я сохранения информации, ибо необходим ость зафиксировать и нформацию - причина появления любого документа;
соци альная: документ является соци ально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи м еж ду отдель ными элементами общественной структуры, в частности меж ду учреждениям и,
культурная: документ - средство з акрепления и передачи культурных традици й, ч то лучше всего прослеживается на б ольши х ком плексах документов, например в научно-технической докум ентации нах одит отражение уровень научного и технич еского развития общества;
К специфическим функциям документа относятся:
управленческая: документ является инструментом управления, этой функцией наделены так называемые управле нческие документы (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально соз даваемые для реализации целей управления;
правовая: документ является средством з акрепления и изм енения правовы х норм и правоотношений в общ естве; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначаль но создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений , а также документы, приобретающие прав овую функцию на время (например, д ля исполь зования в качестве судебного доказательства это мож ет быть любой документ);
функц ия исторического источника: документ выступает в ка честве источника истори ческих сведении о развитии об ществ а; эту функцию приобретает только часть создаваемых в общ естве доку ментов (примерно 12—14% ) и только после того, как документы вы полнят свои оперативные функции и поступят на хранение
Любой документ, создаваем ый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации пони мается совокупность документов, вз аимосвязанных по при знакам происх ож дения, назначения, вида, сферы деятельности , е ди ных требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной класси фикации систем документации, видов и разновидностей документов. При необх одимости используется эмпирически сложив шееся разделение документов на системы документации.
Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на офиц иал ьные и документы личного происх ождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обяз анностей. Это самая немногочисленная с точки з рения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.
Официаль ные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, тех нические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро уч режденческой документаци и. Именно они обеспечивают упра вляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отд ельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объ ект делопроизводства.
Эти документы представлены комплексом систем, основными и з которых являются след ующие системы докум ентации:
организационно-правовая документация,
плановая документация;
распорядительная документация;
информационно-справочная и справочно-аналитическая документация,
отчетная документация;
документация по обеспечению кадрами (по ли чном у составу);
финансовая д окументация (бух галтерский учет и отчетность);
документация по материально-техническому обеспечени ю;
договорная докум ентац ия,
документац ия по документационному и и нформационному обеспечению деятельности учреждения и другие систе мы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учрежде ния, организ ац ии или предприятия, например на произ водственном предприятии - это производственная докум ентация, в лечебном учреж дении - система м едицинской документации, в вуз е - система документации по высшему образованию и т.д.
Доку менты, составляющие одну систем у документации, связ аны единством целевого наз начения и в комплексе обеспечивают документирование той или и ной управленческой функци и или вида деятельности, Так , документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ем у системы. Документы, составляющие систему распорядительной документац ии, обеспечивают регулировани е деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвяз анных учрежд ений и лица постоянно меняющихся социально-экономических условиях.
Обеспечение документирования - эт о лишь одна составляющая делопроизводства, вторая е го составляющая - это организация ра боты с документами.
Организ ация работы с докумен тами предполагает организацию документооборота учрежде нии , хранение документов и их использование вл екущей дея тельности учреждения. Докум ентооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движ ен ие документов в учреждении с момента их создани я или ' поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рац ионал ьной органи зации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируем ые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие н внутренние доку менты; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступаю щие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком пони мается совокупность документов, выполняющих определенное целе вое наз начение в процессе документооборота.
Характери стикой документооборота являе тся его объе м. Под объемом документооборота понимается количество документов, по ступивших в организацию и созданных ею в течение определе нного периода времени, как п равило года. Объем документооборота — важный показ атель, используемый в кач естве критерия при решении вопросов выбора организ ац ионной формы делопроизв одства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизв одства, ее штатного состава и д ру гих вопросов.
Одна из важне йших функций организации ра боты с докуме нтами - функция учета докум ентов. Учет документов обеспечивается и х регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт соз дания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль и сполнения документов, вести пои ск документов по запросам подразд елений н работников у чрежде ни я.