Реферат: Документооборот в бухгалтерии

Сыктывкар 2001

План

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………3

1. Основные этапы документооборота……………………………………..4

1.1. Составление и оформление документов………………………………..4

1.2. Прием и регистрация документов……………………………………...12

1.3. Контроль за исполнением документов………………………………...16

1.4. Передача документов в архив…………………………………………..19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………….……………...…22

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….…………23

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………………….24

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота.

Задачи: рассмотреть как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль за исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив.

1. Основные этапы документооборота:

1.1. Составление и оформление документов;

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их состав­лению предъявляются определенные требования. Прежде всего, не­обходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

10 – нижнее.

Написание документа производится чернилами, хи­мическим карандашом, на пишущей машинке или средствами ме­ханизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких до­кументах легко стереть написанное и заменить его другим. Доку­мент составляется по определенной форме, установленной для до­кументов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры доку­мента требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вы­зывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой опера­ции и придания документу юридической силы. Подписывать доку­мент следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность да­ющего подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления до­кументов.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--