Реферат: Документооборот в бухгалтерии

Даты в документе оформ ляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в соответствии с меж дународным стандартом.

Ре гистрационный индекс документа (10 ). Одновременн о с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение докумен­та, под которым он введен в информационно-поисковую систему ор­ганиз ации. Для внутренних документов (нап ример) приказов, это обыч но порядковый № д ела с начала года. Для исходящих докумен­то в он складывается из нескольких частей: инд екс структурного под­разделени я, № дела по номенклатуре, где будет хранитьс я копия докум ента после его отправки, порядковый № документа.

На докум ентах, составленных совместно нескол ькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный н омер и дату документа (11). Этот реквизит проставляется только на ответных письм ах. Дата и номер для ссылки переписываю тся из и нициативного письма. Оф орм ляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.9 8.

Место со ставлени я или изд ани я (12).

Гриф о гра ни чения доступа к до кументу (1 3) р еквиз ит проставляется в случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е. сек ретную или информацию. В первой строке данного реквизита ставятся следующие отметки: « ДСП» (Для служебного пользования), «Секретно», «Совершенно секретно» .

Адресат (14).

Гриф утверждения документа (15)

Рез олюция (16)

Заголо во к к тексту (17 ).

Данный реквизит яв ляется обяз ательным д ля всех документов. З аголовок может отсутствовать на кратких документах , выполнен­ных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть м аксимально коротким и точным. В з аголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эф­фективного поиска, регистрации д окументов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке з аголовка должно быть не бо лее 28 знаков. Точка в конце з аголовка не ставится. Заголовок должен грам матически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос « о чем?» и ли «чего?».

Отметке в кон тро ле (18).

Данный реквиз ит проставл яется на документах, исполнение ко­торых вз ято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле - буква « К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штам­пом « Контроль» . Располагается на уровне з аголовка на левом поле документа.

Текст докумен та (19).

Текст докум ента состав ляют на русском или национал ьном язы­ ке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Фед ерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском яз ыке при направ­лении их в федератив ные органы государственной власти, органы госу­дарственной власти субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их объеди нения, не находящи еся в ведении данного субъекта Российской Фед ерации или распо лож енные на территории д ругих суб ъектов Российской Федерации . Текс ты док ументов оформ ляют в ви де анк еты, табл иц ы, связанного текста.

Подпись (21),

Подпись - это один из основны х способов удостоверения документов . Под пись является обязательным реквизитом . Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за со­д ержание данного документа. Подписывается , как правило, только первы й экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, под ­п ис ывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (иници алы и фамилия) без кавыч ек и скобок.

Доку ме нт м ожет быт ь подпи сан испол няющим обяз анности д олжностного лица с указанием его фактическ ой должности и фами­лии.

Гриф согласования (22). Визы (23).

Согласование — это предварительное рассмот рение вопросов, содержащих ся в проекте документа. Согласование может быть внеш­нее и внут реннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным ли­ц ом и согласование с коллегиальным органом. Гри ф согласовани я располагают ниже реквизита «Подпись» или на о тдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание доку мента затрагивает интересы нескольких орга­низац ий или лиц, о чем де лается отметка на месте грифа согласова­ ния.

Но виз а может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

На вну трен них документах виз а проставляется на последнем листе первого экземп ляра. На исходящих - на последнем листе того экз емпляра, кот орый будет оставлен в учреждении.

Печа ть (24).

Печать ст авят на наибол ее важ ны х доку ментах, предус мот ренных специальными нормати вными актами, удо стоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подпи сей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования, д олжности. Раз личаются печати гербовые и печати организ ации. В комм ерчес ких структурах гербовые печати не использ уются.

Отметка о заверени и коп ии (25).

З аверение копии докум ента произ водится для придания ей юри­дической силы.