Реферат: Документооборот в бухгалтерии
1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;
2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
3. Точно и ясно излагать содержание документа;
4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;
5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.
Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.
Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.
Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов — платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).
При составлении документов могут быть допущены ошибки.
Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.
О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например "исправлено 127", которая заверяется лицами, подписавшими документ.
В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.
Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.
За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.[1]
В целях сокращения количества п рименяемых в деятельности учре ждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, сниж ения трудовых, врем ен ных и м атериальных затрат на их под гот ов ку и обработку, достижения информ ационной совместимости автоматиз ированны х Баз данных в народном хоз яйстве проводятся работы по унификац ии документов и создани ю унифицированных систем документации (УСД) - совокупности вз аимоувязанных унифици рованных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности , средств и х ведения, нормативных и методических материа лов по их раз работке и применению. В осн ове создани я УСД лежит метод уни фикации - установление единообразия состава и форм управленческих докум ентов, создаваем ых при решении однотипных управленческих функц ий и з адач. Одноврем енно раз рабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспеч ивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
Каж дый документ состоит из отдельных составляю щих его элем ентов, которые наз ываются реквиз итами (подпись, печать, текст, назван ие ви да д окумента и т.д.) . Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образ ом, составляет его формуляр.
Формуляр-образ ец разрабатывается при создании систем ы документирования и представляет собой графиче скую м одель или схем у пос троения документа. Он устанавливает форматы, раз меры полей, располож ение постоянных и пере менных ре кви зи тов.
Государственны й стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной докум ентаци и» , Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанав ливает почти максимальный набор рекви зитов для лю бого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть ре квизи тов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньш е. Установлен следующий состав ре квизитов:
Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.
Герб суб ъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов могут дополнительн о воспроизводиться также утвержденные в устано вленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.
Эмбле ма организации ила то варный з нак (03). Эмблема п редприятия — это символиче ское г рафическое изображение. В качестве эм блемы , как правило, использ уется товарный знак. Из ображ ение эмблемы облегчает поиск документа, но заменить наименов ание предприятия или учреждения эмблемой не допу скается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или на верхнем поле документа.
Код орга ни зации (04). Код фо рмы документа (5 ). Код по Общероссийскому классификатору организаций и предп риятий (ОКПО) имеет все з арегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтвержд ением правом очности организа ции – автора документа. Код по Общероссийскому классификатору у правлен ческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификатор е управленческой документации. Этот реквизит в печатывается при составлении конкретного вид а документа.
Наименов ан ие организац ии (06). Данный реквизит указывает в документе наименование организации , являющейся автором документа. Оно должно соответствовать наи менованию, з акрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наиме нование вышестоящей организации. Все эти наимено вания даются в и менительном падеже.
Наименования организаций субъектов Россий ской Федерации, имеющих наря ду с русским языком в качестве государственного нацио нальный язык, печатают на двух яз ыках - русском и национальном. Со кращенное наименование ( в скобках) помещают ниже полного.
Справочные данные о б организации (07).
Этот реквиз ит указывается только в служеб ных пи сьм ах. Сюда мо гут входить: индекс предпри ятия связи, номер телетайпа, телефона, факса , телекса. На письмах, относящихся к фи нансовым вопросам, может быть проставлен номер сче та в банке.
Н аи менование вида до кумента (08). Данный реквизит я вляется одним из важнейших, поскольку поз воляет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, з а исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами .