Реферат: Документы в электронной форме

Настольные издательстваготовят тексты по правилам поли­графии и с типографским качеством. Подобно тому, как текстовые процессоры не есть «развитие» форматеров, настольные издатель­ства не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, поскольку у них совсем иное назначение. Настольные издательские системы (desktoppublishing, пакеты DTP или НИС) по сути представляют собой инструмент вер­стальщика. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различ­ного рода полиграфических эффектов, т. е. программа настольно­го издательства позволяет легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбини­ровать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида как отдельных страниц (полос), так и всего издания.

В настоящее время текстовые редакторы уже мало используются, поскольку в них заложено намного меньше функций, чем в текстовых процессорах и настольных издательских системах, которые стали доступными для большинства пользователей. Со стороны документоведения это связано и с тем, что в текстовых редакторах не предусмотрена функция создания шаблонов, которая намного облегчает и ускоряет работу по созданию документов.

3 Пакет прикладных программ MicrosoftOffice

Сегодня программные продукты фирмы Microsoft являются «де факто» стандартом для офис­ной работы. Сложно найти учреж­дение, предприятие, фирму, в офисе которой не стояли бы компьютеры с операционной системой Windows (95,98,98SE,2000, NT, ХР) и пакетом прикладных программ Office. Знание составных частей пакета — текстового редактора MicrosoftWord, электронных таблиц MicrosoftExcel сегодня является обязательным для работника офиса. Популярный пакет программ - MicrosoftOffice 2000, включающий в себя в стан­дартном набореWord 2000, Excel 2000, Outlook 2000 и PowerPoint 2000. В версии SmallBusiness - PowerPoint 2000 заменен издательским пакетом Publisher 2000, вер­сия Professional включает в себя как стандартный набор, так и дополнения SmallBusiness, атакже имеет средство работы с базами данных (СУБД) Access 2000. Самая полная версия Premium включает также пакет для создания деловой графики PhotoDraw 2000 и средство создания Web-сайтов FrontPage 2000. Две последние программы поставляются в англоязычном варианте. В комплект в качестве бесплатного приложения входит InternetExplorer 5.0 - набор программ для работы в Internet. Существует также версия Office 2000 Developer - для разработчиков прикладных программ на базе Office.

Самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.

Основная идея пакета программ – работа в Internet. Если раньше Word и Excel в первую очередь ориентировались на то, что подготовленный документ будет распечатан на бумаге, то теперь разработчики предполагают, что подготовленный документ будет в первую очередь отправлен по электронной почте или размещен в Internet. Для этого разработчики Office включили в продукт еще один формат файлов – HTML, являющийся стандартом для размещения материалов в Internet. Сохранение документов в формате HTML позволяет также просматривать документы пользователям, не имеющим на своем компьютере MSOffice. Для просмотра таких документов теперь достаточно InternetExplorer, входящего в стандартный комплект Windows.

Достаточно распространенная для современного офиса является ситуация, когда документы готовятся не только на русском и английском, но и на других языках – от немецкого, испанского или французского и до арабского, японского. Дополнительный пакет MSOffice 2000 Multi-LanguagePack позволяет легко создавать многоязычные документы и проверять правописание.

MicrosoftAccess - это реляционная база данных. В основе этой программы лежат таблицы. MicrosoftAccess отличается от Excel тем, что в отличие от Excel, СУБД Access позволяет работать с целой системой взаимосвязанных таблиц. В СУБД Access используются при работе с таблицами формулы, сортировка, связи отдельных ячеек и их форматирование. При необходимости извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данных можно сформировать запрос, при этом ячейки на экране будут располагаться в заданном порядке. Результаты запроса можно распечатать, используя инструмент «Отчет». Отчет представляет собой таблицу с запрошенными данными, оформление можно выбрать из предложенных шаблонов.

Еще одна важная особенность пакета прикладных программ MicrosoftOffice – это интегрированность, возможность работы в связке. Это означает, что можно выделять объекты или части текста в одной программе, а потом переносить в другую. Например, можно скопировать часть таблицы в MicrosoftExcel и перенести ее в документ MicrosoftWord.

Возможности программ MicrosoftOffice можно расширить с помощью специальных модулей – дополнений. Среди таких программ можно найти и серьезные коммерческие пакеты (например, систему проверки орфографии Orfo, электронные словари Lingvo, переводчик PROMT), и небольшие бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями.

MicrosoftWord – основа любого офиса и, пожалуй самая нужная и популярная программа во всем MicrosoftOffice.

MicrosoftWord позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.

Программа предлагает ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:

- автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

- стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов;

- слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

- макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд;

- “мастера” – для создания профессионально оформленных документов.

С помощью Word для Windows можно создавать таблицы, диаграммы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности.

Word для Windows дает возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.

Достаточно часто многим сотрудникам прихо­дится создавать документы на основе стан­дартных унифицированных форм или форм, раз­работанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автомати­зированном способе подготовки такого вида до­кументов возможны два варианта:

- создать необходимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением .doc) и затем изменять в нем переменную часть текста;

- создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением .dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. Шаблон - это некий трафарет с определен­ными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнительных пунктов меню и пользо­вательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением .DOT.

Шаблоны используются:

1. Для стандартизации и унификации работы всех сотрудников организации со стандартными и однотипными видами документов. Все сотрудники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расширением .dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке.

2. Для повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с использованием функции слияния. Путем слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную, неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией.

Таким образом, пакет прикладных программ MicrosoftOffice содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время MicrosoftOffice установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение MicrosoftOffice получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Основное преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее

Заключение

В последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление MicrosoftWord их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится MicrosoftWord, настолько много у него функций.