Реферат: Документы в электронной форме

Системы автоматизации документационного обеспечения управления позволяют делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота и включают в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и создавать документы.

Из-за того, что происходит унификация и стандартизация документов, в большинстве программ, использующихся для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже оформленный документ с необходимыми атрибутами, куда нужно просто ввести данные. Также в программах имеются такие функции, при которых сам пользователь может создать свой шаблон документа. Это намного ускоряет и упрощает работу по созданию документа. Сейчас предлагается очень много различных как текстовых и табличных процессоров, так и систем автоматизации документационного обеспечения управления. Сделать выбор очень сложно. Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и недостатки, а универсальных программ нет.

При выборе программного продукта следует учитывать сферу деятельности, технические свойства компьютера, операционную систему, установленную на компьютер, размеры организации, отдаленность подразделений.

Список использованных источников

1 ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2 ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

3 ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4 Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2001.

5 Басаков, М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ 1995

6 Городин, В. В., Корнеев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с.

7 Кузнецов, С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело.-1999.-№3. С. 33-36.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Типовая инструкция по оформлению документов с использованием

компьютерных технологий

1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий (далее - настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее - документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта.

2. Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем. формат(Д4^к формат А 5 (148 х 210 мм);

- поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается); шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

- межстрочный интервал: для формата А 4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

- выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);

- номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 им от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

2.2. для тезисов выступлений:

- формат А4 (210x297 мм);

- поля страницы: верхнее и нижнее -не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный курсив, размер 14 пт);

- межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);

- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

- выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;