Реферат: Информационное обеспечение управления предприятием

Создание пакетов прикладных программ получила в совре­менных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ори­ентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учрежде­ний, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различ­ных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последователь­ные этапы:

- автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

- использова­ние устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фото­наборных устройств;

- интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

- объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

- использование всего ком­плекса технических средств обработки информации, переход к единой системе об­работки всех видов информации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципи­ально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не мо­жет осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составление и ре­дактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. Компьютеры используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлек­ло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельно­сти, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систе­матизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

- оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

- жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

- настраиваемую систему разработки отчетной документации;

- переход на новые технологии и методы работы;

- улучшение условий труда;

- и гибкость управления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом предприятии. Что является основой управленческой деятельности? В первую очередь - это делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:

- формирования целостной картины происходящего на предприятии;

- слаженной работы всех подразделений;

- улучшения качества обслуживания клиентов;

- эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

Впервые требования к работе с документами были описаны М. М. Сперанским в 1811 году. Он разработал методику ведения делопроизводства в государственных учреждениях и стал основоположником науки, изучающей закономерности делопроизводства, - документоведения. Основные принципы и задачи документооборота до настоящего времени остались практически неизменными. По мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь достижений науки и техники в делопроизводстве стала использоваться оргтехника. И, наконец, когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий:

- систем в архитектуре клиент-сервер;

- систем сканирования и распознавания текста;

- систем управления базами данных;

- систем поиска документов;

- Internet/Intranet.

1.3 Пути совершенствования информационной системы