Реферат: Исследование информационной системы предприятия

Введение.

Любое предприятие, фирма, организация обладает своей организационной

структурой. Эта структура многомерна и может быть расчленена на несколько взаимосвязанных и взаимозависимых подструктур, которые можно рассматривать как самостоятельные структуры: структура управления производством, кадровая структура, маркетинговая, финансово-экономическая, информационная структуры. Все они находятся в тесном взаимодействии и именно их совокупность и создаёт организационную структуру предприятия. Одно из важнейших мест в этой структуре занимает информационная система.

В принципе, любую систему управления можно представить как информационную систему с различными информационными потоками в виде документов, распоряжений, запросов, обращающихся внутри организации, исходящих или входящих из внешней среды.

В последние десятилетия резко увеличился объём информации в обществе вообще и информации, используемой на предприятии в частности. Это связано с растущими темпами развития науки и техники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках сырья и продукции сложились условия, требующие постоянного наблюдения за состоянием рынка, его изменениями, тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности, технологии производства для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям.

Всё это ведёт к тому, что в современных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с таким большим количеством информации, она так быстро меняется, что её часто становится просто невозможно обработать «вручную». Кроме того, на больших предприятиях с большими оборотами продукции и численностью работников существует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой, производственной, кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой информации.

В связи с этим появляется необходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, хранения информации. Они должны облегчить процесс работы с информацией, циркулирующей на предприятии.

Появление компьютерной техники позволяет создать подобные системы. На современных предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы, позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт, документооборот, маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическое планирование, а также многое другое.

Но кроме автоматизации актуальным остаётся вопрос о грамотном построении структуры информационной системы, оптимизации информационных потоков, отсеивания ненужной информации, упрощения поиска и получения необходимой.

Наличие хорошо отлаженной автоматизированной информационной системы на предприятии значительно упрощает процесс управления предприятием. Она позволяет вовремя собрать, отсортировать, обработать необходимую информацию и принять верное решение. Иногда, не вовремя принятое решение, из-за недостатка или несвоевременного поступления информации может привести к гибели предприятия. Поэтому необходимо уделять большое внимание созданию и поддержанию эффективного функционирования информационной системы предприятия.

История развития.

В истории создания автоматизированных информационных систем относительно не­зависимо развивались два направления:

1. разработка автоматизированных информационных систем (АИС) как автоматизированных систем управления (АСУ);

2. разработка автоматизированных систем научно-технической ин­формации (АСНТИ).

Работы по их созданию начались практически одновременно в 60-е гг. Первое направление - разработка АИС и АСУ - было ини­циировано научно-техническим прогрессом и возникшими в связи с этим проблемами организационного управления (рост количества информации, трудности с её обработкой «вручную»).

Зарубежная практика шла по пути разработки отдельных про­граммных процедур, например, для бухгалтерии, учета материальных ценно­стей, и основные работы проводились в направлении иссле­дования и совершенствования возможностей вычислительной тех­ники, разработки средств, обеспечивающих наиболее рациональ­ную организацию информационных массивов, удобный для пользо­вателя интерфейс, наращивание памяти ЭВМ.

В нашей стране проблема обеспечения информацией управлен­ческих работников была поставлена сразу системно. Была разрабо­тана классификация АСУ, в которой прежде всего выделялись АСУ разных уровней системы управления - для уровня пред­приятий и организаций, отраслевые, республикан­ские и региональные и общегосу­дарственная автоматизированная система Аналогично на уровне предприятий, и особенно создаваемых в 70-е гг. научно-производственных объединений (НПО), в структуре АСУП (или интегрированных АСУ объединений) выделялись уровни (страты) - АСУ объединения, АСУ пред­приятий и организаций (научно-исследовательских институтов, конструкторских бюро), входящих в НПО, АСУ производств, комплексов цехов, АСУ цехов и участков. На уровне цехов и участков АСУ вначале разделялись на АСУ технологическими процессами, АСУ технической и технологической подготовки производства, АСУ организацией производства.

Работы по созданию централизованных общегосударственных АСУ и АСНТИ были приостановлены в связи с преобразованиями 19-91 гг. Однако, при переходе к рыночной экономике, к правово­му государству возрастает роль еще одного важного вида инфор­мации - нормативно-правовой и нормативно-методической, регла­ментирующей деятельность предприятий при предоставлении им большей самостоятельности и сокращении организационно-распо­рядительной документации (текущих приказов и распоряжений, ре­визующих командно-административные методы управления).

В дальнейшем, по мере развития предприятий и их АСУ, осо­бенно в условиях предоставления большей самостоятельности производствам и цехам и перераспределению управленческих функций между администрацией предприятия и руководителями производств и цехов, также стало более удобным представлять структуру АСУ в виде многоуровневой, стратифицированной. Раз­деление АСУ на функциональную и обеспечивающую части, а по­следней - на информационное обеспечение, техническое, организационное, программное и другие виды обеспе­чения - позволило привлечь для уточнения соответствующих видов обеспечения специалистов в этих областях. Такой подход к органи­зации разработок АСУ помог справиться со сложностью системы и ускорить разработку АСУ путем параллельного проведения работ по анализу и выбору структуры отдельных видов обеспечения. Од­нако, если разрабатывать отдельные проекты, то после разработки возникает достаточно сложная задача их согласования, взаимоувязки приня­тых структур этих видов обеспечения, критериев, учитываемых при их разработке и. Поэтому на определенном этапе развития ра­бот по созданию АСУ был даже сформулирован специальный принцип – единства информационного обеспечения, технического и программного, как основных видов обеспече­ния.

В настоящее время существует огромное количество готовых программных продуктов. Поэтому, нет необходимости при создании на предприятии автоматизированной системы заниматься самостоятельной разработкой прграммного обеспечения.

Оценка эффективности информационных ресурсов.

При многообразии видов и форм информационных ресурсов проблема их оценки кажется практически неразрешимой.

Действительно, как сопоставлять различные виды информации? Какой информацией необходимо обеспечи­вать руководителей, управленческих работников, научных работ­ников, конструкторов, технологов и других сотрудников предприя­тия? Как определить, хранение и поиск какой информации важнее автоматизировать в первую очередь? Как вообще определить эф­фективность использования информационных ресурсов?

Увеличение объемов производства, частоты обновления но­менклатуры выпускаемой продукции и технологий; усложнение управления быстро развивающимися регионами, производственны­ми системами, непромышленной сферой привели к увеличению и усложнению информационных потоков. В этих условиях стало не­обходимым оценивать затраты на информационные ресурсы, опре­делять их вклад в эффективность функционирования производ­ственных, образовательных и других систем. В различных науках об информации предпринимались попытки ее измерения. Для оценки удовлетворения информационных потребностей в теории научно-технической информации введены меры релевант­ности и пертинентности . Под релевант­ностью понимается соответствие выдачи запросу ; под пертинентностью - соответ­ствие выдачи потребностям пользователя. На практике при оценке значимости информационных массивов автоматизированных систем управления пользуются иногда такими косвенными оценками, как частота обращения к массиву, число подготавливаемых на его основе документов, число обслуживаемых подразделений, объем массивов и т. п. косвенными количествен­ными характеристиками.

Для решения частных задач рассмотренные способы оценки информации дают иногда вполне удовлетворительные результаты. Однако в случае оценки всей совокупности информационных ресурсов желательно иметь возможность сравнивать различные виды информации, получать если не единую меру, то хотя бы сопостави­мые оценки полезности различных информационных ресурсов для производственной или иной системы, с тем чтобы распределять средства на информационное обеспечение более рационально. Применить для оценки эффективности информационных ресур­сов традиционную стоимостную меру практически нереально. Мож­но, конечно, оценить экономическую эффективность и срок окупа­емости автоматизации хранения и поиска отдельных видов инфор­мационного обеспечения. Однако на основе этих оценок нельзя су­дить о значимости информации для совершенствования производ­ства или системы организационного управления, о полезности ин­формации для научных исследований, проектного решения.

Опираясь на основную идею применения системных представлений при организации сложных экспертиз можно поставить задачу оценки эффективности информационных ресурсов, как задачу оценки степени их влияния на реализацию цепей системы. При такой постановке задачи нужно решить две проблемы:

1. сформировать структуру целей (основных направлений развития) системы, определяющих ее деятельность в соответствующий период сyщecтвoвaния;

2. выбрать подход к оценке степени влияния ин­формации на достижение целей.

Для обеспечения полноты анализа деятельности предприятия (организации) при формировании структуры целей следует приме­нять методики структуризации целей и функций, выбор которых определяется предварительно разработанной концепцией его развития. Для оценки степени целесоответствия можно использовать вероятностную меру, т. е. оценивать вероятность того, что данный ин­формационный ресурс будет использован при достижении подцели. Такие оценки можно получать, как оценки относительной важности, относительного вклада информационного ресурса в реализацию соответствующей подцели, однако при этом возникает проблема, связанная с тем, что одна и та же информация может влиять не на одну подцель.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--