Реферат: Исследование информационной системы предприятия

Финансовая информация: сведения о финансовом состоянии предприятия, оплате счетов поставщиков, поступлении денег от покупателей, баланс на банковских счетах и другие сведения о движении денежных средств фирмы.

Внутренняя информация: внутренние документы фирмы, такие как: распоряжения, указания, директивы. В связи с малыми размерами предприятия объём данной информации незначителен и, в принципе, им можно было бы пренебречь.

В первом варианте доступ в Internet , следовательно, и доступ к маркетинговой информации имеет только Генеральный директор. Таким образом, именно он осуществляет основную работу с ней. Связь его с бухгалтером, то есть доступ к финансовой информации, проходит через Коммерческого директора. Внутренняя информация двигается вертикально.

Во втором варианте Генеральный директор связан напрямую как с коммерческим директором, так и с бухгалтером. Он также имеет доступ в Internet. Это означает, что он имеет прямой доступ к любой маркетинговой, внутренней или финансовой информации.

При третьем варианте схема взаимосвязи между работниками фирмы повторяет второй вариант, но доступ в Internet есть только у Коммерческого директора.

В четвёртом варианте все три компьютера соединены между собой. Выход в Internet есть и у Генерального и у Коммерческого директоров.

Сравнивая между собой данные варианты, следует отметить, что в первом из них основную работу с маркетинговой информацией проводит Генеральный директор. В то же время его доступ к финансовой информации ограничен, так как происходит не напрямую, а через Коммерческого директора. Таким образом, у данной системы имеются следующие недостатки:

1. черезмерная загруженность Генерального директора, поскольку ему приходится вести самому работу по обоим видам деятельности фирмы,

2. недостаточная самостоятельность Коммерческого директора и недостаток у него маркетинговой информации,

3. усложнение прохода финансовой информации от бухгалтерии к непосредственному руководителю фирмы.

Подобное построение системы имело бы смысл, если бы Генеральный директор мог самостоятельно вести все дела. Но тогда пост Коммерческого директора не нужен.

При втором варианте Коммерческий директор не только не имеет достаточной маркетинговой информации, но и финансовой также. Здесь, как и в первом варианте, его пост не функционален и может быть легко устранён, без потерь для функционирования предприятия.

В третьей системе Коммерческий директор сосредотачивает на себе всю работу с маркетинговой информацией, а Генеральный – с финансовой. Такая структура вполне приемлема, если объёмы торгового оборота позволяют одному человеку вести два направления деятельности. Если же он один не справится, то встанет вопрос о расширении штата работников.

В четвёртом варианте и генеральный и коммерческий директора имеют прямой доступ к любой информации, что даёт им возможность разделить сферы деятельности и каждому сосредоточиться на одном виде деятельности.

Из сравнения видно, что наиболее оптимальным вариантом информационной системы является четвёртый вариант. Здесь наиболее оптимально расположены информационные потоки, что позволяет рационально вести деятельность фирмы.

Построение автоматизированной информационной системы.

Автоматизированную систему информации можно рассматривать с двух точек зрения:

1. как сеть информационных служб (главный информационно-вычислительный центр, локаль­ные вычислительные центры производств, цехов и других подразде­лений, автоматизированные рабочие места и другие составляющие) с размещенными в ней массивами хранения информации, до­кументами, техническими средствами регистрации, хранения, передачи, обработки, представления информации, программ­ным обеспечением, методическим обеспечением (инструкци­ями для пользователей, положениями о подразделениях) и другими видами обеспечения;

2. как потоки различной информации, циркулирующие внутри организации, которые необходимо структурировать, отсортировать и оптимизировать.

Если говорить о системе информации, как о сети информационных служб, то при её формировании выделяют два основных этапа:

1. Формирование модели, отображающей возможные варианты прохождения информации

2. Оценка модели и выбор наилучшего варианта пути прохожде­ния информации.

При этом используют методику системного анализа.

Эти два этапа содержат определённые подэтапы.

Этап 1. Формирование модели, отображающей возможные ва­рианты прохождения информации в автоматизированной информационной системе.

1.1. Отграничение системы от среды ("перечисление" элементов системы).

Подэтап может выполняться с применением метода "мозговой атаки", а в реальных условиях - методов типа комиссий, семинаров или других форм коллективного обсуждения, в результате которого определяется некоторый перечень элементов будущей системы. B состав таких комиссий должны входить разработчики и будущие пользователи АИС.

1.2. Объединение элементов в группы.

Сложную реальную разви­вающуюся систему невозможно "перечислить" полностью. Следует набрав некоторое множество элементов, попытаться объединить их в группы, найти меры сходства, "близости" и предложить способ их объединения.