Реферат: Консолидация данных в Excel

По умолчанию используется функция Сумма.

1.1.2 Консолидация данных по физическому расположению

Консолидация по расположению ячеек возможна, если данные одного типа на всех листах расположены в одних и тех же позициях относительно исходных диапазонов. Сами диапазоны при этом могут располагаться по-разному. Данные в диапазоне назначения будут расположены так же, как и в диапазонах-источниках.

Пример 7.

Необходимо просуммировать данные об обороте товаров за первый и второй квартал 1996 года. Данные соответственно находятся на листе 1кв1996 ячейках D2:D5 файла Квартал1.xls и на листе 2кв1996 ячейках B3:B6 файла Квартал2.xls. В указанных диапазонах нет заголовков граф.

Чтобы осуществить консолидацию этого типа необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить диапазон назначения, руководствуясь табл. 1.

Учитывайте только область данных. Текстовые заголовки в консолидации не участвуют. Для нашего примера это диапазон A2:A5 листа назначения (рис.3). Поскольку указан диапазон ячеек, то консолидируется только четыре значения по количеству ячеек в диапазоне (см.табл.1).

2. Выбрать команду Данные, Консолидация. Появится диалоговое окно Консолидация (рис. 1).

3. В поле Ссылка указать исходный диапазон. Диапазон не должен включать заголовки столбцов или строк, если они имеются. Для нашего примера это:

=[Квартал1.xls]1кв1996!$D$2:$D$5

Нажать кнопку Добавить, ссылка будет занесена в Список диапазонов (рис. 2).

4. Повторите шаги 3 и 4 для всех исходных диапазонов. Если исходные рабочие листы имеют однотипные имена, достаточно будет слегка редактировать строку в поле Ссылка. Для нашего примера это еще 1 диапазон:

=[Квартал2.xls]2кв1996!$В$3:$В$6

Рис.3. Результат консолидации примера 7
	Рис. 2. Окно Консолидация для примера 7

5. В списке Функция выбрать тип консолидации. По умолчанию используется функция сумма.

6. Сбросить оба флажка в группе Использовать в качестве имен, поскольку ячейки привязаны к своим позициям, а не к заголовкам.

7. Установить при необходимости флажок в опции Создать связи с исходными данными. Тогда результаты будут обновляться при изменении данных, а в области назначения будет создана структура.

8. Нажать кнопку ОК.

Результат консолидации представлен на рис.3.

Примечание. При консолидации данных по расположению заголовки категорий исходных областей не копируются автоматически в область назначения. Если в области назначения требуется разместить заголовки, скопируйте или введите их вручную.

Консолидация по расположению используется редко, поскольку необходимо, чтобы исходные диапазоны имели абсолютно одинаковую структуру, а этого сложно добиться, например, если данные поступают из различных отделений компании. В отделениях могут использоваться дополнительные поля, чтобы выделить какой-либо товар, регион или статью расхода. В этом случае предпочтительнее консолидация по заголовкам строк и столбцов.

1.1.3 Консолидация по заголовкам строк и столбцов

Этот метод консолидации позволяет консолидировать исходные данные, содержащие наряду с полями, общими для всех диапазонов, какие-либо уникальные поля. Порядок расположения полей не имеет значения. Сопоставление информации осуществляется по заголовкам строк и столбцов.

Таким образом, достигается большая гибкость.

Пример 8.

Необходимо составить сводную ведомость расходов двух различных филиалов компании (книги Филиал1.xls и Филиал2.xls). Названия статей и их порядок следования могут отличаться. Исходные диапазоны представлены на рис.5. Заголовки столбцов совпадают, заголовки строк нет.

Рис.5. Исходные данные для примера 8

Чтобы осуществить консолидацию по заголовкам строк и столбцов необходимо: