Реферат: Консолидация данных в Excel

Найденные таким образом итоги не будут связаны с исходными данными, и, следовательно, изменения в исходной информации не будут отражаться на консолидированных данных.

Рис.13 Вид окна Специальная вставка

1.1.6 Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся в нескольких диапазонах консолидации

Можно получать сводные таблицы на основе данных, находящихся в нескольких диапазонах консолидации. Для этого достаточно в первом окне Мастера сводных таблиц (рис.14) выделить соответствующую опцию.

Рис.14.Вид окна Шаг1 из 4 Мастера сводных таблиц

Поскольку консолидированные данные как правило бывают получены на базе исходных данных, имеющих разную структуру, то и структура области СТРАНИЦА сводной таблицы в этом случае несколько меняется.

Для отображения каждого диапазона исходных данных в консолидации используются дополнительные поля страниц. Элементы полей страниц представляют один или несколько исходных диапазонов. Например, если имеется консолидация бюджетных данных по нескольким отделам («Маркетинг», «Сбыт» и «Производство»), в поле страницы могут находиться элементы, представляющие данные по каждому отделу или их комбинации.

Выбрать тип поля страницы можно в диалоговом окне Мастера сводных таблиц - шаг 2а из 4 (рис. 15.).

Если необходимо отобразить одну страницу для каждого исходного диапазона или страницу, объединяющую все диапазоны исходных данных, установите переключатель в положение Создать одно поле страницы в диалоговом окне Мастер сводных таблиц - шаг 2a из 4.

Если необходимо создать несколько (можно создать до четырех) полей страниц и назначить каждому элементу исходного диапазона имя, а также создать структуру, не имеющую полей страниц, то установите переключатель в положение Создать поля страницы в диалоговом окне Мастер сводных таблиц - шаг 2a из 4. Этот переключатель используется для сравнения частей исходных данных или отображения всех данных.

Рис.15.Вид окна Шаг 2а из 4 Мастера сводных таблиц

Пример 11.

Проанализировать данные о продаже различных видов продукции филиалами компании за 3 месяца 1995 года.

Для этого выполните следующие действия:

1. Запустите Мастер сводных таблиц.

2. Установите переключатель на шаге 1 в положение В нескольких диапазонах консолидации(рис.14)

3. На шаге 2а установите переключатель в положение Создать одно поле страницы(рис.15)

4.Укажите диапазоны для консолидации на шаге 2б (рис.16)

5. На третьем шаге Мастера сводных таблиц нажмите кнопку Далее, чтобы подтвердить положение установленных по умолчанию полей (рис.17)

Рис.17 Вид окна Шаг 3 Мастера сводных таблиц

6. Укажите место, куда будет помещена сводная таблица, на четвертом шаге.

Результат построения сводной таблицы представлен на рис.18

Рис.18 Сводная таблица примера 11

Если щелкнуть по раскрывающемуся списку Страница1, то появятся общие имена: Объект1,Объект2,Объект3 ,которые Excel по умолчанию присвоил каждому из диапазонов консолидации. Для того, чтобы задать имена диапазонов консолидации необходимо:

1. На шаге 2а (рис.15) установить переключатель в положение Создать поля страницы.

2. На шаге 2б необходимо указать количество страничных полей сводной таблицы и для каждого диапазона консолидации указать его имя или метку (редактируется Первое поле). (рис.19)

Рис.19. Создание страничных полей.

Остальные шаги в алгоритме построения сводной таблицы рассмотрены в Примере 11.

1.2 Связывание объектов

Связи позволяют использовать на одном рабочем листе данные из других листов рабочей и даже других книг.

Рабочая книга, содержащая исходные данные, называется исходной книгой или книгой-источником, книга, получающая данные называется книгой-получателем или целевой рабочей книгой.

Независимо от того, открыта ли исходная рабочая книга или закрыта, целевая рабочая книга получит необходимые данные через связь. Если во время открытия целевой рабочей книги исходная рабочая книга открыта, то связи обновляются автоматически. Если исходная рабочая книга закрыта, то при открытии целевой пользователю будет задан вопрос, хочет ли он работать с данными, оставшимися после последнего сохранения или их следует обновить из исходной рабочей книги (см.п."Открытие связанных рабочих книг").