Реферат: Курс лекций по Делопроизводству
Конспект по делопроизводству (Давыдова Э.Н.) за 2 курс
1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.
Работа с деловой документацией – важный элемент деятельности любой организации. От ее состояния зависит оперативность и качество, эффективность реализации документов.
ДОУ – создание документной информационной базы на различных носителях для использования управляющим аппаратом в процессе реализации его функций. Сферой деятельности по работе с документами является делопроизводство. Но в связи с тем, что информатика становится одним из ведущих элементов, понятие становится архаичным.
ДОУ
В результате использования компьютеров в терминологию вошли понятия, связанные с обеспечивающей частью этих технологий. Однако термин «делопроизводство» не вышел из активного обращения, а появилось новое содержание. В настоящее время в НПА эти термины используются как равнозначные. В действующем ГОСТе применяется термин «делопроизводство».
Делопроизводство -- деятельность, охватывающая документацию и организацию работы с документами. В настоящее время употребляется «документационное обеспечение» и производное от него «ДОУ» -- охватывает документы, используемые в аппарате управления. Понятие документационного обеспечения по своему объему близко к «управлению документацией», которое используется в международной терминологии, где трактуется как «область общего административного управления, связанная с достижением экономии и эффективности создания, ведения, использования и отбора документов в течении всего жизненного цикла».
Понятие ДО имеет несколько аспектов: информационный, юридический, экономический и др.
В области ДО имеется специальная терминология, которая закрепляется в словарях.
Обеспечение решения вопросов возлагается на специальный аппарат. Его структура, функции и наименование определяется непосредственно организациями. Подразделения аппарата (управление делами, управление документационным обеспечением, общий отдел, секретариат, канцелярия, бюро контроля, группа по работе с обращениями граждан) выполняют оформление, поиск, передачу документов и т.д. Они в целом называются службой ДОУ (СДОУ).
Существующие системы ДО отличаются разнообразием. Такое положение определяется реализацией уровней и компетенцией, численностью работников, направлением и масштабом деятельности организации, особенностями, связанными со структурой организации, технической оснащенностью, квалификацией сотрудников и др.
По своему качественному состоянию используемые системы охватывают весь спектр от самых современных до крайне архаичных. ДО в значительной степени связано с традициями. Изменения происходили в результате отказа от бюрократических методов управления, расширения возможностей приобретения и внедрения современной техники.
Сегодня наблюдается усиление негативных явлений, что связано с приходом большого числа работников, слабо владеющих приёмами ДО, недостаточно разработанной нормативно-правовой базой, противоречивостью документов. К сожалению, есть низкое качество подготовки, ставящее под сомнение правильность чтения, хранения и уничтожения документов.
Обычно попытки целенаправленно подменить работу по развитию ДО способами других организаций, как правило, не дает ожидаемого эффекта и приводит к тиражированию ошибок. Существующая во многих организациях практика работы характеризуется отсутствием комплексного подхода к организации и развитию ДО.
О несовершенстве ДО свидетельствует:
1. Отсутствие качественной нормативно-правовой и методической базы, должностных и технологических инструкций, регламентов и схем прохождения документов.
2. Нечеткое разграничение ответственности в области ДО между подразделениями и работниками.
3. Нерациональная система учёта и регистрации документов, не позволяющая вести быстрый поиск, отслеживать повторный и дублирующий документ и т.д.
4. Отсутствие качественной номенклатуры дел, четкой системной классификации и индексации дел.
5. Отсутствие методики разработок по оформлению дел.
6. Отсутствие альбомов унифицированных форм типовых, регулярно употребляемых документов (АУФД).
7. Неразработанность вопросов оказания информационных, справочных, консультационных услуг в области ДО подведомственным организациям и гражданам.
Совершенствование ДО осуществляется по следующим основным направлениям:
1. Создание нормативно-правовой базы ДО.
2. Установление рациональной организационной структуры и определяемого числа работников СДОУ, а также систем взаимосвязи с другими структурными подразделениями.
3. Упорядочение форм и состояния документации, технологий ее подготовки и оформления.
4. Внедрение рационального порядка прохождения и обработки документов.
5. Развитие, разработка, интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документов.
6. Создание механизма дальнейшего развития ДОУ, повышения квалификации работников, ведения методической работы по вопросам ДО.
--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--