Реферат: Курс лекций по Делопроизводству
Для работ по личному составу был предложен трафарет учета, оформления движения личного состава в виде учетной карточки; формы записок, распоряжений о приеме/увольнении , переводе, отпуске, командировке. Все эти бланки изготавливались и распространялись Оргстроем.
Особое внимание уделялось организации контроля за исполнением документов.
В 1929 г. НКРКИ обобщил опыт работ по контролю. Было принято решение о создании центрального аппарата специальных контрольных органов – контрольно-плановое бюро, на которое возлагалась работа по контролю исполнения документов. В основе деятельности этих органов были положены принципы централизации всех видов контроля, создание единой системы контроля, обеспечение возможности проведения предварительного контроля и фактического контроля, установление системы ответственных исполнителей.
Разграничивалась ответственность за исполнение документов. Процесс контроля исполнения рассматривался как совокупность определенных видов работ: усвоение задания, сбор необходимой информации для исполнения, обработка, оценка и анализ собранного материала, подготовка проекта документа, его защита, т.е. согласование. При этом применялся бригадный метод исполнения, т.е. несколько исполнителей, правильного подписания документов, фактического контроля директивных документов, которые помогали осуществлять профилактику, т.е. предварительный контроль исполнения (поэтапно и по заданию в целом).
Результаты практической работы Оргстроя были обобщены ИТУ в виде документа «Общие правила документации и документооборота» . В 1931 г. его экземпляры были разосланы для отзывов и внесения изменений. Он должен был получить утверждение для применения в обязательном порядке. Этот документ представлял собой своего рода положение по документоведению и делопроизводству: организация документации и документооборота; отправка корреспонденции; хранение незаконченных дел; и др. К нему были приложены образцы рекомендуемых форм документов. Проект не содержал указаний о регистрации и расписках при передаче документов. Однако в 1931 г. ИТУ был ликвидирован без передачи его функций другой организации. После этого развитие шло стихийно. Только в 1966 г. был создан координирующий центр.
ИТУ инкриминировали преклонение перед западным капитализмом. Прекратилось централизованное совершенствование форм документации. Упразднили и Оргстрой, что вызвало прекращение помощи организациям по внедрению разработок и нехватке оргтехники.
Научно-исследовательскую деятельность стал вести Наркомат тяжелой промышленности СССР, частью которого был НИИ организации управления и производства (ЦИО). Но ЦИО работал только в сфере организации производства.
В неблагоприятных условиях оказалось и делопроизводство. В ряде организаций преемственность сохранилась дольше.
Много трудностей было связано с пренебрежительным отношением к делопроизводственным «мелочам». Постепенно делопроизводство вернулось к журнальным формам.
В наше время восстанавливается высокая социальная значимость и реальная оценка труда работников управленческой сферы. Если сравнить современные квалификационные требования и должностные обязанности делопроизводителей с организационными принципами в Правилах (широкомасштабный проект нотовского движения, в котором отражались теоретические и практические достижения), то нельзя с уверенностью сказать, что современное делопроизводство достигло более высокого уровня. Содержание Правил является актуальным и сегодня. Методологический подход вполне может быть применен при разработке норм и правил и сегодня.
Функции по организации делопроизводства в 30-е гг. постепенно перешли к архивной службе, которая в 1936 г. разработала перечни документов со сроками хранения, номенклатуру дел. После этого разрабатывались классификаторы служебных документов. Работа проводилась по отдельным ведомствам. Создавались инструкции, некоторые из них носили типовой характер.
Особый интерес представляют решения Первого межотраслевого совещания по оргтехнике (1941 г), организованного Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Представители различных ведомств указывали на отсутствие делопроизводственных органов, норм государственного регулирования. Неудовлетворительным было признано положение с подготовкой кадров делопроизводства, низкий уровень механизации труда. Была намечена программа по улучшению постановки делопроизводства и архивного дела: создать организационно-управленческий центр, разрабатывающий положения о делопроизводстве для всех учреждений, предприятий в качестве общеобязательных норм; разработка положений о кадрах, ответственных за состояние делопроизводства; механизация труда, производства документационной техники; унификация и трафаретизация служебных документов; установление единой системы подготовки и переподготовки кадров (в 1964 г . было предусмотрено введение в программу средних школ изучение правил составления служебных заявлений, подготовка преподавательских кадров); создание Всесоюзного НИИ по разработке делопроизводства (1966 г.).
В это время архивной службой руководило Главное архивное управление.
В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документационной части и охране документальных материалов текущем делопроизводстве учреждений и предприятий Союза ССР» . В основу было положено создание единых норм, ведомственных инструкций по делопроизводству. Единые нормы касались порядка оформления, учета или регистрации, движения, исполнения и контроля исполнения, классификации и систематизации делопроизводства, организацию архива и сдачи документов в архив. Были сделаны попытки увязки делопроизводства архивов.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БЕЛАРУСИ в
20-е гг.
В Беларуси в начале 20-х гг. было создано Бюро НОТ, кружки НОТ. Они занимались изучением, кадров, их сокращением, инструктировали о переводе всех организаций на более совершенный уровень, проводили обследования по делам делопроизводства. Изучение шло в 2 направлениях:
1. Организация вокруг этой работы как научных, так и практических работников. Результатом этого явилось образование ассоциации по НОТ при Институте белорусской культуры, который имел психотехническую лабораторию, проводил крупные работы в этом направлении. Научные силы читали лекции по НОТ, проводили занятия и курсы на кружках НОТ. Эта ассоциация находилась на госбюджете, что обеспечивало хорошую материальную базу.
2. В практике работы с документами внедрялись разработки союзных организаций.
В 1938 г. было издано постановление ЦИК БССР о мерах улучшения архивного дела в БССР, где предусматривалось обязать руководителей организаций возложить персональную ответственность за сохранность документов и архива на деловода или секретаря. Ряд постановлений по этому вопросу был принят в послевоенный период. Например, в июне 1944 г. принято постановление СНК «Об обеспечении сохранности документационных материалов государственных и ведомственных архивов по освобожденным районам БССР от немецко-фашистских захватчиков». В нем было дано указание архивным отделам немедленно взять на учет все оставшиеся материалы, а местным органам принять меры по их сохранности.
14 июня 1948 г. было принято постановление СМ БССР, предусматривавшее полное упорядочение документных материалов, законченных делопроизводством, обеспечение контроля за их сохранностью.
8 марта 1921 г. был издан Циркуляр о порядке ведения делопроизводства в уездных и волостных земельных отделах; 20 апреля 1919 г. – «Правила ведения делопроизводства в сельхозотделе Наркомзема ЛитБел; 25 февраля 1923 г. – Постановление особо совещания сотрудников управления делами ЦИК, СНК БССР об упорядочении ведения делопроизводства в канцелярии и наблюдении за своевременным исполнением учреждениями распоряжений ЦИК и СНК; 10 апреля 1923 г. – Инструкция по учету и регистрации, ведению делопроизводства в отделах НКРКИ БССР; 31 марта 1924 г. – Инструкция НКРКИ БССР по ведению делопроизводства в горсоветах, сельсоветах, окружных и районных исполкомах;19 апреля 1924 г. – Инструкция (проект) по улучшению госаппарата НКРКИ БССР и о порядке реорганизации делопроизводства.
4.РАЗВИТИЕ ДЕЛОРОИЗВОДСТВА В 60-80-е гг.
Все изменения документов в конце 50-х годов обобщались в ряде разработок ГАУ при СМ БССР.
В 1963 г. были введены в действие «Основные правила постановки документационной части делопроизводства и работы архивов» . Этим документом регламентировались правила делопроизводства (оформление документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка номенклатуры дел). Все основные операции по приведению документов в порядок должны проводиться в канцелярии.
11 ноября 1963 г. СМ БССР было принято постановление «О мерах по улучшению архивного дела в БССР» , в соответствии с которым министерства и ведомства обязывались усилить контроль за постановкой делопроизводства и состояния архивов подведомственных организаций.
17 января 1968 г. было издано постановление СМ БССР « О проекте примерной инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах, исполкомах Советов трудящихся» .
В 1972 г. были разработаны 2 союзных стандарта 6.38-72 « Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец» .(Всего было около 29 стандартов.)
СМ БССР распоряжением от 1 февраля 1984 г. №50Р «О внедрении ГОСТов 6.38-72 и 6.39-72» установил порядок соблюдения стандартов при оформлении ОРД, изучения требований работников, занимавшихся составлением документов.