Реферат: Курс лекций по Делопроизводству

НАФ состоит из 2 частей:

1. государственная;

2. негосударственная.

Документы НАФ хранятся в учреждениях, организациях и на предприятиях, где они были образованы, до их передачи в госархивы. Сроки ведомственного хранения продлеваются на основе договора. Право постоянного хранения документов предоставлено музеям и библиотекам. Государственные организации хранят документы:

15 лет – республиканского значения;

10 лет – областного значения;

5 лет – районного и городского значения.

В 2003 г. была разработана Номенклатура дел (НД) . А в 2004 г. было установлено, что дела хранятся в подразделениях на протяжении 1 года и в архив передаются только дела постоянного хранения; в течение года оформлением документа занимаются работники подразделения.

С 1 января 2006 г. в каждой организации должны быть составлены и утверждены описи дел постоянного хранения и по личному составу.

Негосударственные организации могут передавать документы в госархив, но это осуществляется на основе договора с компенсацией расходов за хранение и использование документов.

В случае ликвидации негосударственной организации ее документы передаются в территориальные архивы местных исполнительно-распорядительных органов.

В соответствии с постановлением СМ РБ от 28 декабря 1999 г. №1947 был создана Государственная инспекция архивов и делопроизводства (Госархивнадзор) при Государственном комитете по архивам и делопроизводству. Вследствие того была введена должность Главного госинспектора архивов и делопроизводства, госинспекторов областей, у которых имеются соответствующие удостоверения. Они имеют право оштрафовать и применять меры административных взысканий при выявленных нарушениях (от 3 до 20 базовых величин). Это положение закреплено в законе «Об административных правонарушениях» с изменениями от 27 июня 1997 г. В Уголовном кодексе содержатся соответствующие статьи (стст. 3, 4, 377).

5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И СОЗДАНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

Регистрация – запись по установленной форме сведений о документах. Регистрация фиксирует факт поступления, отправки или создания документа.

Существуют 3 системы регистрации:

1. Централизованная , при которой все документы (входящие, исходящие и внутренние) поступают в специальное подразделение (канцелярию), где регистрируются, а затем выполняются исполнителем.

2. Децентрализованная , при которой документы регистрируются непосредственно в структурных подразделениях. Применяется в территориально разобщенных организациях.

3. Смешанная система применяется в организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота. Часть документов регистрируется СДОУ, другая – в структурных подразделениях.

Регистрация должна быть связана с другими видами работ по делопроизводственному обслуживанию: контролем исполнения документа, оформлением дел, организацией, хранением и поиском документов.

Документы, регистрируемые в структурных подразделениях, включаются в специальный перечень документов, не подлежащих регистрации в СДОУ. Документы, включенные в этот перечень, передаются в структурные подразделения, минуя руководство (без его резолюции).

В Примерной инструкции предусматривается примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в СДОУ. На его основании в каждой организации разрабатывается свой индивидуальный перечень документов. Вначале этот перечень может быть разработан в качестве самостоятельного документа, а затем включен в инструкцию по делопроизводству в качестве приложения. В данный перечень включаются:

· Письма, присланные для сведения;

· Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

· Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестки дня;

· Графики, наряды, заявки;

· Сводки и информации, присланные для сведения;

· Учебные программы, планы;

· Рекламные извещения;

· Прейскуранты;