Реферат: Менеджмент и маркетинг в архивах

– критерии информационной ценности (вид или адресат, содержание документа);

– критерии потребительской ценности (подлинность, время создания, внешние особенности документа, новизна сообщаемой информации, в первую очередь опубликованность документа, уровень или интенсивность спроса на ретроспективную документную информацию);

– критерии сохранности документов (сохранность текста, режим хранения и степень риска при последующем перемещении и хранениидокумента, что требует дополнительных финансовых вливаний).

2. Принципы маркетинга архивной информации

В любом современном учреждении, организации или предприятии на самом деле нет ничего ценнее документов – даже документов современных, находящихся в делопроизводственном процессе. Пройдут годы, устареет вся современная техника, а ее парк обновляется стремительно, выйдет из моды мебель или превратится в труху мебель, сделанная из ДСП (древесно-стружечных плит), уже не будет в коллективе людей, когда-то здесь работавших, но останутся документы как молчаливые свидетели когда-то кипевших «учрежденческих страстей».

Парадоксально, но факт – даже уничтожаемые сегодня в ходе плановой экспертизы ценности документы спустя годы могут оказаться куда более ценными, нежели мы сегодня это представляем.

Правильно говорили старые архивисты: «Лучше лишнее сохранить, нежели нужное уничтожить». Этот постулат должен помнить каждый работающий с документами, ибо в итоге от учреждения ничего не остается, кроме его документов. Это хорошо понимают архивисты; архивные учреждения Российской Федерации в последние годы действительно приобрели значительный опыт коммерческого использования документов, одним из аспектов при оценки которых является установление цены документа, копии документа или документной информации

Маркетинг архивной информации – деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов.

В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств.

Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.

Основополагающий принцип маркетинга - узнать, какой товар и по какой цене хочет приобрести потенциальный покупатель, а потом его производить.

Цель маркетинга - прогнозирование спроса на архивную информацию и услуги для оптимизации их создания и сбыта; получение внебюджетных средств.

Маркетинговые исследования проводятся для повышения степени обоснованности управленческих решений в процессе разработки новых товаров и услуг. Это даст возможность архивам избежать значительных потерь финансовых средств.

Маркетинговая деятельность в архиве включает:

1. Изучение потребностей пользователей архивной информации.

2. Установление оптимальных цен на работы и услуги, корректировку их в соответствии со спросом на архивную информацию.

3. Сохранение и поиск новых потребителей архивной информации.

Маркетинговые исследования проводятся по следующей программе:

• изучение информационных товаров, имеющихся на рынке, и цен на них;

• изучение потребителей информации и выявление их потребностей;

• анализ собственных информационных ресурсов и их соответствие долгосрочному спросу на информационном рынке;

• определение каналов вывода информационных товаров на рынок.

Маркетинговые исследования предполагают создание информационной системы для регулярного сбора и хранения данных, собираемых по указанной выше программе. Информационная система по маркетингу обязательно должна включать в себя базу данных (БД), содержащую тексты законодательных актов в области информации. Можно рекомендовать создать БД по тематике исследований пользователей архива и о запрошенных ими документах, что очень важно для изучения спроса на архивную информацию. Эти данные необходимы для создания фонда пользования на микрофильмах или оптических дисках.

Отдельно можно создать БД по иностранным исследователям, работавшим в архиве. В такую базу следует вносить записи с названием научных центров и фамилиями зарубежных пользователей на языке той страны, откуда они приехали. В этой связи фамилии иностранных пользователей и названия научных центров следует вносить в журналы регистрации не только на русском, но и на языке страны прибытия, если там используется латинская графика или кириллица.

Проведение маркетинговых исследований рационально организовать в Отделе использования архивных документов, поскольку именно в этом отделе собирается вся информация о пользователях, их темах исследований, а также сведения об использованных ими архивных документах. В этом случае маркетинговые исследования не будут лишней работой для данного отдела, а наоборот, значительно облегчат деятельность архива по обслуживанию потребителей архивной информации. Маркетинговые исследования в архивных учреждениях надо начинать с изучения законодательных и нормативных актов, регулирующих коммерческую деятельность в информационной сфере.

Важнейшие законы в этой сфере следующие:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. В частности, обратить внимание на: Статья 30. Вывоз и ввоз копий архивных документов.

• Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;

• Федеральный закон от 6 октября 1997 г. № 131-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации "О государственной тайне"»;