Реферат: Менеджмент и маркетинг в архивах

• Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ; После анализа правовых аспектов использования архивной информации можно приступить к изучению проблем экономической целесообразности производства информационных товаров и услуг.

Одним из направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретроспективной документной информации. Основными информационными услугами архивов является копирование документов, продажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивных документов, изданий документов и справочников на CD-ROM, созданийплатных информационных ресурсов (машиночитаемых версий исторических источников в Интернете).

Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты - производители и продавцы вторичной документной информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, так и специальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных документов на технотронных носителях и продажей микрофильмов и микрофиш.

Маркетинг обеспечивает связь потребителей ретроспективной документной информации с ее хранителями, устанавливает, в какой мере информационные услуги архива отвечают требованиям пользователя.

Вместе с тем задачи информационного маркетинга в архивах значительно шире вопросов ценообразования.

Для того чтобы составить отчет о деятельности архива организации, нельзя обойтись без сведений о количестве посетителей, социально-правовых запросов, выданных архивных справок и других информационных документов и дел, переданных во временное пользование, подготовленных вами выставок и других культурных мероприятий. Эти сведения могут помочь изменить акценты в разработке научно-справочного аппарата, указать на необходимость создания дополнительной картотеки, каталогов или обзоров на наиболее часто запрашиваемые документы. Для этого необходимо разобраться в формах учета использования документов архива организации и уметь анализировать данные этих документов.

В государственном архиве без развитой маркетинговой службы не обойтись, так как необходимо хорошо представлять себе собирательный портрет потребителя ретроспективной документной информации, как отечественного, так и иностранного, его текущие интересы и запросы.

Сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т. д.) необходимы вам для планирования работы архива, определения его бюджета и штатов. Сведения о качественной стороне использования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т. д.) помогут выявить ошибки в экспертизе ценности документов, но главное - организовать всю работу по созданию и усовершенствованию справочников системы НСА.

Разумеется, фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаются в более подробном НСА. Данные маркетинга помогут установить цены на услуги за копирование документов, помогут занять правильную позицию на переговорах с международными партнерами об осуществлении издательских и исследовательских проектов, продаже копий документов, покупке документов и микрокопий, страховании документов при участии в выставках и др.

Для этого нужно не только в совершенстве знать все формы учета и использования документов в архиве, но и владеть методикой статистического анализа содержащихся в них данных. Работа эта непростая, требует от архивиста владения основами экономических знаний и, как правило, возлагается на специальный научно-информационный отдел архива.

Исследователям необходимы знания о методике расчета цен на платные услуги, оказываемые архивами, перечня этих услуг, правил заключения лицензионных договоров на коммерческое использование документов. Это поможет пользователю построить отношения с архивом на взаимовыгодной основе и отстоять свои права.

Пользователь должен осознать, что архивисты требуют от него точного и тщательного заполнения форм учета использования документов (требования на выдачу дел, анкеты исследователя, листа использования дела) не из "зловредности", а потому, что эти документы являются важным источником для статистического анализа всей деятельности архива.

Государственные архивы - федеральные, центральные, краевые, областные, муниципальные - относятся к госбюджетным организациям, основным источником их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы учреждений и организаций государственной формы собственности.

Средств государственного бюджета явно недостаточно не только для достойной оплаты труда архивистов, но и для строительства и ремонта зданий архивохранилищ, покупки оборудования, компьютерной техники, оплаты коммунальных услуг.

Современные технологии консервации и реставрации также являются весьма дорогостоящими. Поэтому размеры финансирования государственных и негосударственных архивов сильно различаются. В разном положении находятся также архивы немногочисленных экономически процветающих регионов и "дотационных" субъектов Федерации.

Государственные архивы не финансируются в достаточном объеме, в то время когда информация является ценным товаром. Однако существуют вполне легальные способы поправить финансовое положение архива - привлечение внебюджетных средств за счет оказания архивом платных услуг.

Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом:

- перечня платных услуг;

- цен на платные услуги;

- договора на коммерческое использование документов архива.

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.

Перечень каждого архива составляется на основе "Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями", который утверждается Федеральной архивной службой. Она предназначена для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.

В номенклатуре указаны слуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение не мешает реализации основных задач и функций архива (Приложение).

Список цен утверждается директором архива, цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе архив имеет право назначить свободную, то есть любую цену.

Если пользователь собирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счет использования архивных документов (т.н. "коммерческое использование"), с ним следует заключить лицензионный договор.

При заключении договора за основу берется "временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях", разработанное Федеральной архивной службой.

Лицензионный договор заключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон.

Заключение договора закрепляет оформленное заявкой намерение пользователя, а также инициативное предложение государственного архива:

· публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;