Реферат: Назначение электронных таблиц MS Excel и основные функции, выполняемые этими таблицами

ВЫПОЛНИЛ: СТУДЕНТ

ЗАОЧНОГО ОТДЕЛЕНИЯ

Гудюшкин Евгений Николаевич

ПРОВЕРИЛ: __________

ОЦЕНКА: ___________

Уфа – 2007

Содержание

Введение 3 стр.

1 . Понятие Электронные таблицыMicrosoft Excel 4 стр.

2. Типы данных и форматы их представления 7 стр.

3. Применение операторов в формулах 8стр.

4. Активная ячейка и ее режимы работы 11 стр.

5. Авто заполнение ячеек 12 стр.

6. Выделение диапазонов 14 стр.

7. Перемещения по рабочему листу 15 стр.

8. Копирование и перемещения ячеек и других объектов 16 стр.

Заключение 18 стр.

Список использованной литературы 20 стр.

Введение

Сегодня многие компании хранят и/или обрабатывают часть своей бизнес-информации с помощью общедоступной программы MS Excel.
Для эффективной работы с данными электронных таблиц применяют макросы и элементы управления - списки, переключатели, счетчики, кнопки, календари и т.д. Макросы автоматизируют выполнение повторяющихся и трудоемких операций по обработке данных, хранящихся в таблице. Элементы управления, размещаемые на рабочем листе, формируют пользовательский интерфейс рабочей книги, управляющий всей работой её таблиц и диаграмм. Электронные таблицы, в которых для решения одной или нескольких взаимосвязанных задач используется графический интерфейс и макросы, часто называют приложениями электронных таблиц . Как правило, такие ”профессиональные” таблицы разрабатывают с помощью встроенного в MS Excel языка программирования Visual Basic for Applications (VBA).

Электронные таблицы Microsoft Excel - чрезвычайно мощная программа, позволяющая достигать нужного результата различными способами даже, в самых, казалось бы, простых ситуациях. Excel предлагает богатые возможности для построения сложных формул. Вооружившись несколькими математическими операторами и правилами ввода значений в ячейки, можно превратить рабочий лист в мощный программируемый калькулятор. Excel имеет несколько сотен встроенных функций, которые выполняют широкий спектр различных вычислений.

Функции - это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют легко и быстро выполнять сложные вычисления, производить финансовый и статистический анализ. С помощью Excel можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Использование макросов в рабочих листах Excel, позволяет вести работу с пользователем в интерактивном режиме и выполнять громоздкие и рутинные операции всего несколькими щелчками кнопки мыши.

1 . Понятие Электронные таблицыMicrosoft Excel

Основным документом MS Excel является рабочая книга (Workbook), которая представляет собой файл с расширением *.xls. Рабочую книгу можно рассматривать как электронный эквивалент папки скоросшивателя. Книга состоит из рабочих листов (Worksheet). Максимальное количество рабочих листов – 255, обозначаются они как Лист 1 (Sheet 1) и т.д. (рис. 1). Рабочий лист можно ассоциировать с понятием “документ” или “электронная таблица”. Листы книги можно перемещать, копировать, переименовывать. Перемещение можно выполнить перетаскиванием ярлычка листа с помощью мыши. Для переименования можно выполнить два щелчка левой кнопкой мыши на ярлычке переименовываемого листа, а затем ввести новое имя. Копирование удобно выполнять при помощи контекстного меню. Также контекстное меню позволяет добавить новый лист в книгу и, если нужно, выделить все листы. В представлении пользователя электронная таблица Excel 97 (рабочий лист) состоит из 65536 строк (rows) и 256 столбцов или колонок (columns), которые отображаются на экране компьютера. Строки нумеруются целыми числами от 1 до 65536, а столбцы или колонки обозначаются буквами латинского алфавита A, B, …, Z, AA, AB, …IV. На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка (cell). К содержимому ячейки можно обратиться по ее адресу (ссылке), например, A5. Таблица (в MS Excel принят термин рабочий лист, которым мы и будем далее пользоваться) — это множество элементарных ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и одновременно принадлежит некоторой строке. Обычно в графичес­ком представлении ячейки одного столбца располагают друг под другом по вертикали, а ячейки одной строки располагают рядом друг с другом по горизонтали. Строки и столбцы каким-то образом идентифицируются, например, столбцы именуются, а строки нумеруются. Получается структура данных, которая и называется рабочим листом Все строки содержат одинаковое количество ячеек и все столбцы содержат одинаковое количество ячеек, то есть рабочий лист имеет прямоугольную форму . По умолчанию рабочий лист имеет 256 столбцов с именами от А до IV и 16384 строки с номерами от 1 до 16384 (этого достаточно в большинстве случаев). Имя столбца и номер строки в совокупности однозначно идентифицируют ячейку, которая им (одновременно) принадлежит. Этот идентификатор называется адресом ячейки или ссылкой на ячейку. Сразу же заметим, что MS Excel поддерживает и другую систему адресации (стиль ссылок), когда нумеруются как строки, так и столбцы. Такой стиль ссылок иногда бывает удобен и нужен для совместимости с другими системами электронных таблиц. Обычно же используют, как правило, адреса в форме "имя столбца — номер строки". Ячейкам, кроме того, можно присваивать собственные имена и использовать эти имена для ссылок на ячейки наряду с адресами.

Кроме понятия ячейки, используется понятие интервала ячеек - прямоугольной области смежных ячеек. Интервал задается указанием адреса верхней левой ячейки и правой нижней ячейки, разделенных символом : (двоеточие). Например, запись E5:G10 определяет интервал ячеек. Соответственно, интервал, состоящий из нескольких целых стол­бцов, обозначается именами крайнего левого и крайнего правого столбцов, разделенными двоеточием, например, запись B:G обозначает не Бориса Гре­бенщикова, а все ячейки в столбцах В, С, D, E, F и G. Ячейки рабочего листа предназначены для того, чтобы хранить различные значения. Таким образом, ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение (имя или адрес) и может иметь и менять значение. Всякое вычисление состоит в том, что по значениям одних перемен­ных вычисляются значения других переменных. Обычно способ вычисления описывается с помощью формулы, содержащей математические операции и функции. Но сама формула — это тоже значение, которое можно хранить в ячейке! В этом и состоит основная идея электронных таблиц: одни ячейки рабочего листа используются как независимые переменные, которым должны быть приданы значения извне, а другие ячейки используются как зависимые переменные (они так и называются в MS Excel — зависимые ячейки), которые содержат формулы, ссылающиеся на независимые переменные (В MS Excel они называются — влияющие ячейки). Пользователь вводит исходные данные во влияющие ячейки, автоматически производятся вычисления по формулам, на­ходящимся в зависимых ячейках, и пользователь видит готовый результат вычислений в зависимых ячейках. Возможностей Excel достаточно для описания (и стало быть автоматического выполнения)любых вычислений (во всяком случае, этих возможностей заведомо достаточно для практически нужных в бизнесе вычислений).

MS Excel — это не просто элект­ронная таблица с данными и формулами, производящими элементарные вычисления с помощью четырех арифметических действий и некоторых встро­енных функций. Это универсальная система обработки данных, которая может использоваться для анализа и представления данных в наглядной форме, и этот могучий инструмент Microsoft Office поистине может давать удивительные результаты — конечно, в умелых руках. Прогнозирование в MS Excel - одна из наиболее часто используемых возможностей. MS Excel легко осуществляется эк­страполяция ряда данных — например, для анализа имеющихся фактических данных, оценки имеющейся тенденции их изменения и получения на этой основе краткосрочного прогноза на будущее.

Excel является многооконной программой. Это означает, что можно одновременно открывать и редактировать несколько документов (рабочих книг).

Внешний вид представления информации, содержащейся в электронной таблице, можно менять путем смены формата данных, а также настройкой оформления ячеек, изменения их ширины, высоты и цвета (меню Формат Ячейки , команда Вид ).

2. Типы данных и форматы их представления

В любую ячейку можно ввести данные одного из типов:

– число (числа могут быть представлены в различных форматах: общем, числовом c различным количеством десятичных знаков, в денежном или финансовом, а также дробном или экспоненциальном форматах);

– текст (произвольное сочетание символов – в общем или текстовом форматах);

– дата (в специальном формате дата);

– время (формат время);

– формула для выполнения необходимых расчетов (формула – это произвольное математическое выражение, начинающееся со знака =). Формула может содержать вызовы функций, различные операторы и ссылки на ячейки. Например, расположенная в ячейке A5 формула =ПИ( ) возвращает в эту ячейку значение числа p (3.1415…), или формула =СЛЧИС( ), расположенная в ячейке A6, возвращает в нее случайное число в диапазоне от 0 до 1.

Форматом ячеек можно управлять с помощью меню Формат Ячейки .

3. Применение операторов в формулах

Арифметический оператор	Значение	Пример
+ (знак плюс)	Сложение	3+2
– (знак минус)	Вычитание	3-2
Унарный минус	– 1
* (звездочка)	Умножение	3*2
/ (косая черта)	Деление	3/2
% (знак процента)	Процент	20%
^ (крышка)	Возведение в степень	3^2 (аналог 3*3)

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--