Реферат: Обработка данных таблицы в Excel

После вызова директивы Форма из меню Данные в диалоговом окне появляется первый элемент списка. Щелкните по командной кнопке Критерии , чтобы войти в режим поиска. Вид диалогового окна изменится; кнопка Критерии превратится в кнопку Форма . Введите значения полей искомого элемента в поля ввода, расположенные в левой части окна. Введенные значения будут служить критериями поиска. Можно заполнить не все поля ввода, тогда будет производиться поиск элементов, соответствующие поля которых совпадают с заполненными полями. При вводе старайтесь не нарушать порядок следования полей.

Теперь щелкните по командной кнопке Далее . Программа Excel начинает просматривать весь список, начиная с первого элемента, чтобы найти элемент, который удовлетворяет критерию поиска. Если программа находит соответствующий элемент, он появляется в диалоговом окне. Если нужно найти еще один элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова щелкните по командной кнопке Далее.

Если поиск лучше вести в обратном направлении, щелкните по командной кнопке Назад . При поиске можно комбинировать различные критерии друг с другом. Например, можно ввести поиск элементов, у которых значение некоторого поля больше заданного числа, а значение другого поля совпадает с заданной цепочкой символов.

Если критерием поиска служит текстовая строка, то для маскирования текстовых позиций можно использовать символы "?" и "*". Вопросительный знак позволяет игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает. Например, строке поиска "М???ер" будут удовлетворять слова "Мюллер", "Мастер" и т. д. Звездочка позволяет игнорировать все следующие после нее символы. Например, строке поиска "Ми*" будут удовлетворять любые слова, которые начинаются с сочетания "Ми".

В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например, условие "<100" означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое указанного поля которых меньше, чем 100.

Если ни один элемент, удовлетворяющий критерию поиска, не найден, выдается звуковой сигнал. Когда используется несколько критериев поиска, программа находит только те элементы, которые удовлетворяют всем указанным условиям.

9.4. Редактирование списков.

Вызовите директиву Форма из меню Данные . Если Вам известно, где расположены заданные элементы, то в диалоговом окне этой директивы следует воспользоваться линейкой прокрутки. В противном случае найдите нужный элемент с помощью некоторого критерия, а затем вернитесь в режим ввода данных, щелкнув по командной кнопке Форма . Измените значения данных прямо в полях ввода. Если по какой-то причине надо отменить изменение, то щелкните по командной кнопке Вернуть . Однако, кнопка Вернуть функционирует до тех пор, пока не был сделан переход к другому элементу списка. Если был сделан переход к другому элементу или произошло переключение в режим поиска, то программа Excel запоминает содержимое полей ввода в таблице.

Если нужно удалить элементы данных, щелкните по командной кнопке Удалить . После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно подтвердить удаление. При утвердительном ответе элемент удаляется из списка, а все последующие элементы сдвигаются на одну строку вверх.

9.5. Автоматический фильтр.

Откройте в меню Данные подменю Фильтр и включите в нем опцию Автофильтр . В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками. Щелкните по одной из этих стрелок, и на экране появится меню с перечнем значений данного поля.

Выберите одно значение из этого перечня. В списке останутся только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным. Кроме того, пиктограмма со стрелкой и элементы списка будут изображены другим цветом. Поэтому признаку можно определить, что список был профильтрован по указанному полю. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к исходному полному списку, то нужно выбрать опцию Все в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация.

9.6. Комбинированная фильтрация.

Выберите поле (столбец), по которому будет проводиться фильтрация списка. Щелкните по стрелке автофильтра в выбранном столбце, после чего на экране появится меню с перечнем значений данного поля. Вызовите в этом меню директиву Условие .

После этого появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр , в котором можно проводить фильтрацию по двум критериям. Щелкните по пиктограмме со стрелкой, расположенной слева от первого поля ввода, тогда откроется меню, включающее шесть логических операторов ("равно", "меньше", "больше" и т.д.). Выберите в этом меню нужную логическую операцию, например, "больше или равно" (>=). В первом поле ввода укажите некоторое число или выберите его из меню, расположенного справа. Пусть, например, введено число 20. Теперь в правом поле записано первое условие фильтрации >=20.

Повторите те же действия для второго поля ввода. Пусть, например, там было указано условие <=50. Включите селекторную кнопку И , если нужно, чтобы выполнялись оба условия, или кнопку ИЛИ , если достаточно, чтобы выполнялось одно из условий фильтрации. По умолчанию включена первая из этих кнопок. Щелкните по командной кнопке OK , тогда в таблице появятся только те элементы, которые удовлетворяют комбинированному логическому условию. В данном примере, если оставить включенной кнопку И , на экране останутся те элементы списка, у которых значение указанного поля расположено в диапазоне от 20 до 50.

9.7. Сортировка списков.

Вызовите директиву Сортировка из меню Данные . Откроется диалоговое окно этой директивы. В группе полей Сортировка по этого окна необходимо указать критерии сортировки. По умолчанию программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в качестве критерия. В следующих полях можно дополнительно указать значения, по которым будут сортироваться элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторных кнопок по возрастанию и по убыванию , которые расположены рядом с каждым полем, позволяет проводить сортировке либо в возрастающей, либо в убывающей последовательности. Щелкните по командной кнопке OK , тогда программа Excel выполнит сортировку списка в соответствии с указанными критериями

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе написания курсовой работы были изучены все способы обработки таблиц, уяснена и запомнена наиболее важная информация.

-Для создания нового пользовательского списка нужно:

· Выбрать в меню Сервис команду Параметры .

· В диалоговом окне Параметры выбрать вкладку Списки .

· Выбрать в поле Списки элемент НОВЫЙ СПИСОК .

· Ввести в поле Элементы списка пользовательский список, нажимая после ввода элемента клавишу Enter .

· Щелкнуть кнопку Добавить .

· Щелкнуть кнопку ОК .