Реферат: Організація документообігу в установі
Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, короткі формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності групують за розділами, до який іноді видають підзаголовки, розбивають на параграфи. Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов’язаний, необхідний, не припускається, слід. Розділ об’ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти – арабськими.
Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи. Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для нових осіб, інженерно-технічних працівників, службовців. Такі інструкції встановлюють права та обов’язки працівників, коло їх завдань, особисто відповідальність. Після затвердження керівником вони стають нормативними актами, обов’язковими для певного кола осіб.
Положення – це правовий акт, що встановлює основі правила підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створені нових підприємств або установ. Ці документи можуть бути як типовими так і індивідуальними.
Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій установ. Розглянути правові акти розробляються високо кваліфікованими спеціалістами. В цьому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.
Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст. Текст звичайно складається з таких розділів:
1.Загальні положення.
2. Власність і кошти підприємства.
3. Виробничо господарська діяльність.
4. Права та обов’язки підприємства або його підрозділів.
5. Структура управління.
6. Реорганізація і ліквідація установи, організація підприємств.
В першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв’язки з іншими організаціями, підрозділами.
У другому-вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизовані відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпорядження надлишками невикористаних обігових коштів.
В останніх розділах регламентується виробничо господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції. У залежності від специфіки діяльності можуть відображати хід капітального виробництва, винахідництва і реалізації, стан матеріального забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житлової площі, організація соціального страхування, оплата кредитів та інші.
Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп і тому подібні.
Постанова – це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв’язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.
Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми.
Текст постанови як правило, складається з двох частин – констатуючої та ухвалюючої. Перша мітить вступ, оцінку стану і при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищого органу. В ухвалюючий частині наводяться перелік запропонованих заходів, визначається виконавець та термін виконання.
Проекти постанови не рідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються і представляється для візування керівника. Якщо виникають розбіжності до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті.
Проект документа разом супроводжуючим листом і довідками про погоджені писаними керівниками установ які складають проект, направляють в орган котрий відповідає за його видання.
Наказ – це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компетенції. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.
Розпорядження - це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян.Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти.
Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити рішень. На розпорядженні може бути поставлений герб країни.
Розпорядження видаються від імені виконкому і підписується тільки головою, а не його заступником чи секретарем. Отже закон дає право керівникові одноосібно вирішувати деякі питання і відповідно видавати деякі правові акти.
Виконкоми місцевих Рад у порядку одноосібного розпоряджання можуть розв’язувати питання, з яких остаточне рішення виконком доручив голові чи його заступнику, а також пов’язані з внутрішньою організацією роботи виконкому.
Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому відношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. У цьому випадку слова у тексті НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВ’ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ. Між цими двома правовими актами різниця ще в тому, що накази пишуться із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження частково. Їх можуть видавати керівники структурних підрозділів підприємств.
Рішення. Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, якій ухвалюється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.
За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування. Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура цього документа закріплюється у правових актах. До проекту рішення додається довідка, що обґрунтовує необхідність і доцільність його видання. Її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект. У тій же довідці подаються особи котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція проте, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому.
Розглянутий розпорядчий документ містить такі основні реквізити: