Реферат: Організація документообігу в установі

Обов‘язковими реквізитами положень є: найменування виду документа, дата документа, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження.

Положення є:

1. Про структурні підрозділи організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головного управління державної служби України.

2. Положення про відділи та сектори у складі структурного підрозділу організації (установи і т.д.), наприклад: Положення про організаційний відділ управління організаційної роботи, документообігу та контролю Головного управління державної служби України; Положення про сектор кадрової роботи управління організаційно - аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи Головного управління державної служби України

3. Положення про колегіальний або дорадчий орган організації (установи і т.д.) Наприклад: Положення про колегію Головного управління державної служби України)

Текст положення про структурний підрозділ (відділ, сектор) включає наступні розділи:

Загальні положення. Основні завдання.

Функції. Структура.

Права і обов'язки. Начальник управління.

Взаємодія. Загальні положення

У розділі вказуються повна офіційна назва структурного підрозділу (відділу, сектору), чим керується структурний підрозділ (відділ, сектор) у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, здійснення планування роботи, порядок призначення і звільнення з посади керівника структурного підрозділу (відділу, сектору).

Основні завдання. У розділі зазначається перелік основних завдань, що регламентують діяльність структурного підрозділу за організаційно-юридичними ознаками та за змістом діяльності.

Функції. У розділі перераховуються функції, які виконує структурний підрозділ (відділ, сектор) (облік, аналіз, створення банку даних, участь у розробленні проектів організаційно-розпорядчих документів, здійснення контролю, створення комісій для перевірки, участь у підготовці та проведенні засідань, сприяє, готує, вносить пропозиції і т.п.) для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції повинні повністю відображати специфіку діяльності структурного підрозділу (відділу, сектору).

Структура. У розділі зазначається структура та штатна чисельність структурного підрозділу (відділу, сектору) Головного управління державної служби України.

Права і обов'язки. У розділі перераховуються права, якими може користуватись структурний підрозділ (відділ, сектор) для здійснення своїх повноважень при виконанні покладених на нього завдань та обов‘язків, що передбачають вимоги цих завдань.

Начальник управління. У розділі зазначаються обов’язки і права начальника структурного підрозділу (відділу, сектору), а також, у разі відсутності начальника структурного підрозділу (відділу, сектору), хто виконує його обов’язки та несе відповідальність за виконання покладених на підрозділ завдань.

Взаємодія. У розділі вказується перелік підрозділів і організацій з якими взаємодіє структурний підрозділ (відділ, сектор) та з яких питань.

Положення про структурні підрозділи центрального апарату Головдержслужби України розробляються їх керівниками, погоджуються із заступником Начальника Головдержслужби України (відповідно до розподілу обов’язків), юридичним управлінням, управлінням організаційної роботи, документообігу та контролю, управлінням організаційно-аналітичного забезпечення керівника та кадрової роботи і затверджуються Начальником Головдержслужби України.

У територіальних органах Головдержслужби України положення про відділ розробляється його начальником відповідно до положення про територіальний орган, погоджується із заступником начальника територіального органу, юрисконсультом, затверджується начальником територіального органу.

Обов'язковими реквізитами положення про структурний підрозділ є: найменування виду документа, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження. [2]

6. Нові технології роботи з документами

Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів.

Електронний документообіг — це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу органу влади. Впровадження електронного документообігу в органі державної влади або місцевого самоврядування вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

- засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників органу влади, які працюють з документами;

- засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;

- автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

- психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі;

- служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.