Реферат: Організація документообігу в установі

У розпорядчих документах (розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

«Склад комісії з . . . . . затвердити» (додаток 1)

або

«Заходи щодо . . . . . затвердити» (додаток 1).

Додаток до розпорядчих документів повинен мати в правому верхньому куті першого аркуша документа відмітку за такою формою:

Додаток

до розпорядження голови

адміністрації

від 22.07.99 № 151

Додатки до розпоряджень голови облдержадміністрації підписуються керівником апарату адміністрації, до наказів, листів - керівниками підрозділів, які вносять документ, - а у разі їх відсутності - посадовими особами, які виконують їхні обов’язки.

Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:

Якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: Проект плану науково-дослідної роботи на 2007 р.

на 12 арк., 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк., у двох прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:

Додаток: пропозиції голови Бориспільської райдержадміністрації

від 25.07.99 та додаток до них, всього на 6 арк.

У разі наявності кількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.). Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма, зазначеними у документі адресами, відмітку про його наявність оформляють таким чином:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу. [5]

4. Розпорядчі документи

Розпорядча діяльність управлінської діяльності документується шляхом прийняття рішень колегії, видання наказів та розпоряджень.

Рішення колегії . Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій органів державної служби України. Його текст складається із двох взаємопов’язаних частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині пояснюється, чим викликане рішення і включає в себе вступ, оцінку ситуації, переказується суть акта вищого органу управління, на виконання якого видається рішення.

У розпорядчій частині документа, яку прийнято розпочинати словами: «колегія ВИРІШИЛА:» дається перелік заходів, визначаються виконавці, вказуються терміни виконання. Важливо, щоб текст розпорядчої частини, який може поділятися на окремі пункти, був сформульований конкретно, чітко, ясно, не вступав у суперечність із раніше прийнятими розпорядчими документами.

Рішення підписуються головою та секретарем колегії і втілюються у життя наказами керівників або доводяться до виконавців у формі витягу з протоколу засідання колегії.