Реферат: Організація документообігу в установі

· Назву місцевої ради народних депутатів або його виконкому.

· Зазначення місця видання.

· Найменування виду документа.

· Дата або дату і номер.

· Заголовок.

· Текси рішення.

· Підписи голови і секретаря виконкому.

· Печатка.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан розглянутого питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з указанням строків здійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне виконання рішення. [4]

3. Правила надсилання та оформлювання пакету документів.

Вимоги до оформлювання відмітки про наявність додатка

Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документів і розміщення на них всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- прізвище та телефон виконавця;

- наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до них;

- наявність віз на копіях документів, що залишається у справах;

- наявність на документах відмітки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідних документів, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документів і номер справи, в якій буде зберігатися їх копія.

Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до загального відділу.

Якщо до документів є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документів перед підписом посадової особи.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.