Реферат: Организация работы архива БТИ

- реестровые книги:

- алфавитные карточки собственников зданий, жилых помещении (квартир);

- статистические карточки на домовладения, основные здания;

- статистические отчеты о жилищном фонде;

- книги учета инвентарных дел, переданных на хранение в государственные

архивы;

- иные документы, относящиеся деятельности бюро технической инвентаризации.

Материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения права собственности на земельный участок при его выкупе (изъятия) для государственных и муниципальных нужд, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента возмещения стоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета дел, переданных на хранение в государственные архивы.

Сроки хранения документов установлены инструкциями: "Инструкция о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации " утвержденная приказом Министерства Коммунального хозяйства РСФСР от 12.01.71г. № 13 и "Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации", утвержденная приказом Министерства Российской федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.98г. №37.

Хранящиеся в архиве материалы оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываны и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.

Инвентарное дело на домовладение разделяется на три группы документов.

К первой группе относятся материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:

- технический паспорт на домовладение (здание):

- план земельного участка;

- поэтажный план здания;

- экспликация к поэтажному плану.

Ко второй группе относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, отдельно сброшюрованные в хронологическом порядке, по мере поступления их в БТИ.

К третьей группе - абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предыдущих обследований (инвентаризаций), расположенные в указанной выше последовательности.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимый ежегодно с указанием срока хранения. В нашем БТИ номенклатурой дел предприятия занимается секретариат. Номенклатура дел на технический архив БТИ не составляется.

Организация работы и хранение документов в архиве БТИ

Кроме инвентаризационных дел, хранящихся в архиве БТИ, подлежат хранению схематические планы городов, поселков, отдельно сброшюрованные материалы учета объектов. Инвентарные книги, алфавитные карточки, статистические карточки, книги учета уничтоженных инвентарных дел.

Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

По каждому населенному пункту карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.

Материалы технических инвентаризаций подшиваются исполнителем в твердую корочку. Материалы подписываются бригадиром и начальником, сдаются технику архива БТИ, который записывает в соответствующих графах данные о нем в инвентарные книге. Номер в инвентарной книге соответствует номеру на инвентарном деле.

Хранение инвентарных дел производится вертикально в папках-блоках. Материалы, хранящиеся в архиве, выдаются следующему кругу лиц:

- по заявке бригадира со ссылкой на принятый к производству заказ;

- по предъявлению исполнителем заявки с резолюцией руководителя;

- по устному указанию руководства БТИ;

- главному инженеру на прием посетителей.