Реферат: Организация работы архива БТИ
Инвентарные дела утратившие свое значение в связи со сносом строений исключаются из инвентарной книги по данным обследования при этом в примечании инвентарной книге делается запись, объясняющая причину погашения дела. Дело, алфавитная и статистическая карточки изымаются со своих мест хранения и помещаются в специально отведенные места для хранения погашенных дел. Материалы, погашенные по причине сноса, пожара, и др. стихийного бедствия, в случае прекращения права пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел. При этом в графе 4 книги указываются все адреса, какие были присвоены в свое время этому объекту. На отобранные к уничтожению материалы прилагается акт Госархива о том, что объект не имеет архитектурной, исторической и культурной ценности и письменный отказ о принятии дела на хранение в Госархив. При выполнении данных условий на материалы составляется акт комиссией, назначенной начальником БТИ. Комиссия определяет способ уничтожения документации или передачи ее в Госархив при получении согласия последнего.
Периодически не реже 1 раза в год, а так же при замещении техника архива по распоряжению руководства производится инвентаризация архива, в результате выявляется наличие и полнота дел, учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления. На 01.01 каждого года в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.
Для размещения сохранности документов помещение архива Дедовского БТИ изолированное, сухое, пожаробезопасное. Оконные проемы зарешечены, окна занавешены. Входные двери выполнены из металла с устройством запоров. Для размещения документов, помещение оборудовано стеллажами с ячейками, высота которых обеспечивает вертикальное хранение дел. Само помещение хорошо освещено и оборудовано системой противопожарной сигнализации.
Перспективы развития деятельности МУП "Дедовское БТИ"
Основные перспективы развития МУП "Дедовское БТИ" заключаются в полноценном использовании новейших компьютерных технологий и современных программных продуктов.
Это поможет компьютеризировать места работы инвентаризаторов, для обработки документов по инвентаризации. Расчет площади, стоимости, чертежи - все это должна делать компьютерная программа. Это экономит время и параллельно создается архив в электронном виде. Своего рода он является дубликатом существующего "бумажного" архива.
Так же необходимо компьютеризировать прием посетителей, для того, что бы выдача справок занимала минимальное количество времени. Главный инженер должен иметь возможность просмотра всего дела в электронном варианте на приеме. И только по крайней необходимости получать "бумажное" дело из архива.
Для более плодотворной работы с компьютером необходимо создать компьютерную сеть, объединяющую не только рабочие места БТИ, но и существующий сервер Администрации Истринского района. Так же, с помощью модема связываться с регистрационной палатой. Это позволит оперативно и точно получать необходимую информацию от Администрации, Регистрационной палаты. Кроме того, станет возможным передавать ежегодные отчеты и сведения по собственникам в Налоговою инспекцию в электронном виде.
Создать электронную картотеку в архиве БТИ - это существенно облегчит поиск инвентарного дела.
Кроме перечисленного, на мой взгляд, нужно развивать службу независимых оценщиков при БТИ. Это позволит предоставить дополнительную услуги населению, а для БТИ - увеличит доходность.
Найти точки соприкосновения с Администрациями на местах для решения проблемы проведения текущей инвентаризации ( 1 раз в 5 лет). Возможно, это будет решаться через систему взаиморасчетов, возможно, иным путем, но сотрудничество с администрациями позволит решить проблему нежелания граждан проходить инвентаризацию в законодательно-указанные сроки. На сегодня БТИ не имеет правовой базы для того, что бы заставить собственников во время пройти инвентаризацию.