Реферат: Организация секретарской службы

четкость шрифтовых знаков и линий, отсутствие цветов, не воспроизводимых при копировании, и т.п. Как и в случае с машинописными работами, в организации (во всех подраз­делениях, ведущих документационные операции) должен иметься перечень требований к оригиналам, подлежащим ко­пированию.

Копирование (размножение) небольших объемов докумен­тации может осуществляться непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники, имеющихся на его рабочем мес­те (например, путем использования термокопировального ап­парата). При необходимости копирования (размножения) больших объемов документации, которое будет осуществ­ляться силами специализированного подразделения или сто­ронней организации, заинтересованное подразделение подго­тавливает заказ, где указываются количество листов, подле­жащих копированию, тираж, масштаб, характер размножае­мой документации (текст, таблицы и т.п.) и некоторые дру­гие сведения. Такой заказ передается руководителю органи­зации или лицу, ответственному за копирование (размноже­ние) материалов, и после получения разрешения направляется на исполнение. Может быть организован и другой порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации, который должен быть зафиксирован в инструк­ции по делопроизводству данной организации. Следует обяза­тельно вести учет копировально-множительных работ. Все материалы, поступившие к секретарю из специализированных документационных подразделений (машбюро, копироваль­ной лаборатории и т.п.), прежде чем быть направленными в заинтересованные подразделения, должны быть просмотрены с точки зрения выполнения заказа.

Контроль исполнения документов и поручений руководст­ва имеет своей целью обеспечение своевременного и достаточ­ного выполнения указанных документов и поручений. Конт­роль исполнения заданий и поручений осуществляется по су­ществу их содержания и правильности составления и оформ­ления документов. Контролируются также сроки исполнения. Это, как правило, входит в обязанности секретаря. Для доку­ментов, по которым срок исполнения не проставлен, таковым являются десять дней. В организации следует иметь перечень видов документов, срок исполнения которых подлежит обя­зательному контролю; с содержанием перечня следует ознакомить заинтересованных лиц.

На контроль могут быть поставлены также поручения руководства, изложенные в резолюциях на входящих документах, в устной форме (желателен перенос формулировок этих поручений на отдельные бланки (листы бумаги), кото­рые можно группировать и хранить для удобства контроля), содержащиеся в организационно-распорядительных докумен­тах, издаваемых внутри организации, а также исходящие ини­циативные документы, по которым ожидается поступление информации.

Документы на контроль ставятся руководством организа­ции, о чем делается отметка «К» или проставляются штампы «Контроль», «На контроль» и т.п., размещаемые на левом поле документа. Указания о контроле переносятся на регистрационно-контрольные карточки к соответствующим доку­ментам, затем эти карточки помещаются в специальный раздел «Контроль» контрольно-сроковых картотек. Такие кар­тотеки можно формировать по срокам исполнения, подразде­лениям-исполнителям, корреспондентам, вопросам и т.п. В них следует предусмотреть разделы для просроченных доку­ментов и для документов, исполнение которых перенесено на следующий срок. Для удобства пользования такими картоте­ками применяют цветные индикаторы (рейтеры), прикреп­ляемые к календарным разделам картотеки.

Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с приближающимися сроками исполне­ния и регулярно доводить это до сведения конкретных испол­нителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителей о ходе работ по контролируемым документам. При необхо­димости эту информацию можно заносить в регистрационно-контрольную карточку. На основании имеющейся информа­ции секретарь докладывает руководству в заранее определен­ные сроки, а при необходимости и оперативно о случаях воз­можного неисполнения документов в установленный срок. В случае принятия мер по таким докладам (например, передача исполнения документа другому работнику, продление срока исполнения и т.п.) информация об этом заносится в регистрационно-контрольные карточки (дата передачи документа на исполнение в другое подразделение и др.). Можно составлять перечень документов, не исполненных в установленные сроки, который представляется руководителю для принятия необходимых мер.

При поступлении к секретарю документа, находившегося на контроле, проверяются соответствие сроков его исполне­ния установленным, правильность оформления документа, затем его передают руководителю или тому лицу, от которо­го исходило указание о постановке на контроль данного документа. Это же должностное лицо принимает решение о снятии документа с контроля и полноте выполнения предписан­ных по данному документу управленческих действий.

После снятия документа с контроля, о чем делает записи само должностное лицо, ставившее документ на контроль, в регистрационно-контрольных карточках записываются дата исполнения документа, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет находиться копия документа.

Для повышения уровня документационной работы, анали­за результатов исполнения документов в установленные сро­ки составляется ежемесячная сводка о ходе исполнения доку­ментов в организации.

Форма сводки о ходе исполнения документов предусмат­ривает следующие показатели: 1) дату и номер документа, его вид; 2) краткое содержание документа; 3) установлен­ный срок исполнения; 4) исполнитель; 5) состояние исполне­ния документа на установленный срок; 6) причины неиспол­нения; 7) ожидаемый срок исполнения.

Сроки представления подобной информации могут изме­няться, например, можно проводить ежедневное информиро­вание руководства, подекадное и т.п. Организация такой ра­боты закрепляется в инструкции по делопроизводству для конкретной организации.

В обязанности секретаря входят составление, оформление и изготовление некоторых видов организационно-распоряди­тельных документов, в том числе служебных писем, бланков с распоряжениями и поручениями руководства, телефоног­рамм, текстов телеграмм и телетайпограмм (последние могут представлять подразделения, в таком случае секретарь прове­ряет соответствие этих документов действующим требова­ниям).

В соответствии с указаниями руководства секретарь мо­жет составлять для дальнейшего рассмотрения и подписания, тексты служебных писем по тем вопросам деятельности орга­низации, перечень которых определяется руководителем. Целесообразно предусмотреть использование типовых текс­тов по наиболее часто встречающимся управленческим ситу­ациям и заранее заготовленных бланков служебных писем с трафаретными текстами. Запас таких бланков хранится у секретаря, который по итогам непосредственной практики ведет постоянную работу с ними, дополняя, редактируя име­ющиеся тексты и подготавливая новые. Кроме того, в соот­ветствии с имеющейся в организации инструкцией по дело­производству секретарь может изготовлять на пишущей машине некоторые служебные письма, поступающие от под­разделений.

При машинописном оформлении указаний и поручений ру­ководства следует использовать заранее заготовленные листы бумаги разных форматов, на которых отпечатываются или проставляются специальным штампом необходимые дело­производственные реквизиты, в том числе должность лица, отдавшего указание, дата отдачи указания и передачи его на исполнение (можно проставлять часы и минуты этой переда­чи). Такие бланки заполняются, как правило, в двух экзем­плярах, один из которых остается для контроля у секретаря. Можно использовать для записи устных поручений специаль­ные копировальные блокноты.

Ряд документов оформляется в виде телефонограмм. Те­лефонограмма представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по линиям электросвязи. Использование в этих целях линий электросвязи (в данном случае телефонных) предъявляет некоторые особые требования к тексту передаваемых по ним документов. Так, рекомендуется ограничивать объем текста не более чем десятью строками (примерно 30 слов), избе­гать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

Текст исходящей телефонограммы составляется на специ­альном бланке (или на чистом листе бумаги с соблюдением аналогичного бланку расположения реквизитов и их объе­мов), который подписывается руководителем организации или руководителем структурного подразделения в соответ­ствии с регламентированным для данной организации порядком ведения телефонных переговоров. Текст входящей теле­фонограммы записывается на тех же бланках. Возможно веде­ние специальных журналов для записи телефонограмм, объединенных или отдельных для каждого вида.

При приеме и передаче телефонограмм записывается сле­дующее: от кого поступила или кому адресована; должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; фамилия лица, принявшего и передавшего телефонограмму (т/г); дата и время приема (передачи); номера телефонов переда­ющей и принимающей организаций.

В случае ведения междугородных телефонных переговоров сотрудниками подразделений следует вести их учет в специ­альном журнале. В нем же отражаются и телефонные перего­воры, проводящиеся руководителем организации или по его поручению. Разрешение на ведение междугородных перегово­ров выдается руководителем организации и лицами, на это

уполномоченными. В инструкции по делопроизводству дан­ной организации оговариваются должностные лица, которые имеют право разрешать такие переговоры. Краткое содержа­ние междугородных переговоров, наименование организаций, с кем они велись, должны записываться в специальный журнал учета ведения междугородных переговоров.

Междугородные телефонные разговоры ведутся в кредит. Расчеты по ним проводятся по тарифу и в сроки, устанавли­ваемые местными междугородными телефонными станциями Минсвязи СССР. Лимиты на ведение междугородных перего­воров определяются функциональными подразделениями ор­ганизации и доводятся до сведения других подразделений. Теми же подразделениями осуществляется контроль за пра­вильностью расходования сумм, выделенных на переговоры, и за своевременностью расчетов с органами связи. Контроль за ведением переговоров, если они ведутся по телефонам под­разделений, возлагается на руководителей данных подразде­лений. Секретарь в соответствии со своей должностной инст­рукцией может вести общий контроль и координацию прово­дящихся переговоров и докладывать полученную информа­цию руководству организации.

При необходимости срочной передачи документированной информации она пересылается в виде телеграмм. Если теле­фонные переговоры могут вестись и с аппаратов, установлен­ных в подразделениях, то подача служебных телеграмм осу­ществляется только через секретаря или при его непосредст­венном участии. Контроль за соблюдением лимитов средств на телеграммы осуществляется в том же порядке, что и по междугородным телефонным переговорам.

При наличии в организации абонентского телеграфа (теле­тайпа) телеграммы, направляемые в адреса организаций, име­ющих телетайпы, передаются в виде телетайпограммы. Их текст оформляется в одном экземпляре на чистом листе бу­маги, печатается прописными буквами без знаков препина­ния. Текст подписывается руководителем или уполномочен­ным на то должностным лицом и после передачи текста адре­сату помещается секретарем в соответствующее дело при на­личии виз ответственных за его составление должностных лиц. Если телетайпограмма с одинаковым текстом направ­ляется нескольким абонентам, то к ней прикладывается спи­сок этих абонентов. Допускается использование телетайпов для прямых переговоров с организациями, имеющими або­нентский телеграф. Прямые переговоры допускаются только с ведома руководителя организации, и их продолжительность по возможности должна быть ограничена (не более 10 мин). Разрешение на ведение таких переговоров оформляется, на специальном бланке, в котором указывается, с кем разреше­но вести переговоры и по какому вопросу.

По окончании переговоров лицо, их проводившее, записы­вает сведения о переговорах в специальный журнал.

После заполнения журнала лицу, проводившему перегово­ры, выдается их текст, записанный телетайпом. В дальнейшем запись текста переговоров включается в соответствующее де­ло.

В ходе осуществления документационных операций секре­тарь изготовляет копии документов и выдает их заинтересо­ванным лицам. Делается это с разрешения (по указанию) руководителя организации. При оформлении документов, ка­сающихся приема граждан на работу, учебу, при формиро­вании личных дел организация может изготавливать копии документов, выданных другими организациями и необходи­мых для решения соответствующих вопросов (копии свиде­тельств о рождении, дипломов об окончании учебных за­ведений и т.п.).

При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда эта копия выдана, а на самой копии делается отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

Копия документа изготавливается машинописным спосо­бам или при помощи средств копировально-множительной техники. При изготовлении копии машинописным способом не на бланке организации, а на чистом листе бумаги текст до­кумента перепечатывается полностью, включая реквизиты бланка. На первом листе копии в правом верхнем углу ставится отметка «Копия». Машинописные копии и копии, полу­ченные при помощи средств копировально-множительной техники, но не воспроизводящие факсимильной подписи под­линника, заверяются должностным лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлиннику.

Для заверения копии ниже реквизита «подпись» от левого поля документа проставляются заверительная надпись «Вер­но»; наименование должности заверившего копию, его

личная подпись и ее расшифровка; дата заверения и печать.