Реферат: Организация секретарской службы

Печати хранятся в специальных сейфах, ключи от которых могут иметься только у секретаря и должностных лиц, особо назначенных приказом руководителя.

Секретарь хранит также бланки организации, используе­мые как документы строгой отчетности. Бланки централи­зованно заказываются и изготовляются подразделениями организации, имеющими необходимое для этого техническое оснащение, или сторонними специализированными органи­зациями. Бланки для оформления служебных документов могут выдаваться и подразделениям, в которых выделяются для этого ответственные лица. Секретарь должен вести учет использования служебных бланков как по организации в целом, так и по структурным подразделениям.

Бланки служебные следует хранить в несгораемых шка­фах, ключи от которых находятся у секретаря и передаются работникам организации, список которых утверждает руко­водитель.

Важным участком работы секретаря является обеспечение сохранности документов, возникающих в процессе деятель­ности организации. В этих целях осуществляется составление номенклатур дел и последующее их формирование в теку­щем делопроизводстве. Номенклатура дел — это системати­зированный перечень типовых вопросов, участков и направ­лений работ, которые ведутся организацией и требуют обяза­тельного документированного решения и оформления. В этих работах могут дополнительно возникнуть, и новые докумен­тируемые участки работы и связанные с этим дела, для кото­рых следует оставлять в номенклатурах резервные позиции.

Составление номенклатуры может вестись секретарем, ко­торый получает предложения от структурных подразделений, или группой сотрудников, образовываемой в соответствии с указаниями руководства. К составлению номенклатуры мо­гут привлекаться и сторонние специализированные организа­ции. При составлении номенклатуры рекомендуется исполь­зовать ранее имевшиеся номенклатуры, положения об орга­низации и ее структурных подразделениях, общесоюзные и ведомственные перечни документов с указанием сроков хра­нения документов, действующие нормативно-методические документы общесоюзных и местных архивных учреждений. В номенклатуру следует включать все дела и документы, об­разующиеся в деятельности организации, а также все справоч­ные картотеки к документам.

При составлении заголовков к делам следует избегать об­щих названий (например «общая переписка», «справочный материал» и т.п.), у дел с перепиской в заголовке обязательно указывается, с кем и о чем она ведется.

При определении срока хранения дед учитываются требова­ния действующих нормативно-методических документов (пе­речней) . В необходимых случаях делается отметка о том, что по истечении срока хранения дела для определения целесооб­разности дальнейшего его хранения или уничтожения следует проводить дополнительную экспертизу (пометка «ЭПК»).

По окончании делопроизводственного года в конце номен­клатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), причем дела постоянного и временного сроков хранения подсчитываются раздельно.

Номенклатура после составления согласовывается с мест­ным архивным учреждением и утверждается руководством организации. Утвержденная номенклатура может действовать в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверж­дению только в случае коренного изменения функций и стру­ктуры организации. Если таких изменений не происходит, в конце года номенклатура уточняется, дополняется и вво­дится в действие с 1 января следующего года.

Экземпляры номенклатур находятся у руководства, сек­ретаря и (в извлечениях) в структурных подразделениях ор­ганизации.

Дела в организации следует формировать в строгом соот­ветствии с имеющейся номенклатурой. Секретарь контроли­рует формирование дел в структурных подразделениях, при обнаружении недостатков информирует об этом ответствен­ных лиц в подразделении, а в случае непринятия ими мер по исправлению выявленных недочетов докладывает об этом руководству организации.

При формировании дел запрещается: объединять в них документы постоянного и временного сроков хранения; включать документы, относящиеся к разным вопросам, и с пометками «подлежит возврату «; включать несколько экзем­пляров одного и того же документа, а также черновики и кон­верты. Из дел изымаются металлические и пластмассовые бу­лавки и скрепки. Дела с документами постоянного срока хра­нения формируются отдельно от дел временного хранения.

В дела группируются документы одного года (за исключе­нием переходящих). Годовые планы, сметы, отчеты группи­руются отдельно от проектов этих же документов и остаются в делах того года, к которому относятся (так, отчеты за 1990 г. составляются в 1991 г., но помещаются в дела за 1990 г.). Материалы к протоколам заседаний коллегий (док­лады, справки и т.д.) формируются в дела отдельно от прото­колов этих заседаний. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Включение документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления на них отметки «В дело №___».

Документы внутри дел располагаются следующим обра­зом:

в хронологическом порядке, начиная с ранних по датам документов и кончая более поздними (приказы, протоколы, постановления и т.д.); переписка формируется в последо­вательности дат, причем документ-запрос помещается перед документом-ответом;

в логической последовательности (личные дела). Такие комплексы начинаются с инициативного документа, затем в хронологической последовательности размещаются докумен­ты, поступающие по ходу ведения данного дела;

в алфавитном порядке. Так формируются дела с предло­жениями, заявлениями и жалобами трудящихся.

При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления (наличие дат, номера, отметки «В дело» иt.п.)и соответствие содержания документа содер­жанию дела, в которое он направляется.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов (3 — 4 см толщиной). Если дела включают большее количество листов, то они делятся на тома (части) под одним и тем же заголовком, о чем делается запись в номенклатуре дел. При­ложения в зависимости от объемов оформляются в отдельные тома (части) или присоединяются к тем документам, к кото­рым они относятся.

Документы постоянного, срока хранения подшиваются и хранятся в твердых папках (обложках). На обложке каждого дела проставляются полное и сокращенное наименование ор­ганизации; название структурного подразделения; номер дела по номенклатуре; заголовок дела (в соответствии с но­менклатурой); даты заведения и окончания дела. После окончания дела на обложке проставляются количество листов данного дела и срок его хранения с указанием соответствую­щей статьи перечня. Номер дела проставляется и на его ко­решке.

Дела постоянного срока хранения нумеруются простым графитным карандашом в правом верхнем углу; если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отде­льно. В конце дела помещается заверительная надпись, в кото­рой указывается количество пронумерованных листов, ого­варивается наличие пропущенных и литерных номеров, а также внутренней описи, фотографий и других изобразитель­ных материалов. В заверительной надписи указываются дата ее составления, наименование должности составлявшего, его личная подпись и ее расшифровка.<