Реферат: Основные понятия делопроизводства 2007

6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах.

7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

8. В документе не должно быть помарок и исправлений.

Особое внимание следует уделять языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

· нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

· точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

· краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.п.;

· употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период…; направляем на рассмотрение и утверждение…; проверкой установлено, что…);

· ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);

· использование отглагольных существительных (оказывать содействия, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);

· безличный характер изложения текста;

· употребление специальных терминов;

· использование сокращенных слов;

· использование универсальных слов с неопределенным значением;

· исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

· исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Бланки документов

Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.

Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере.

Требования к оформлению и месту расположения реквизитов установлены ГОСТом Р 6_30-2003. Формы документов также должны соответствовать требованиям ГОСТа. На его основе проектируются бланки документов. ГОСТ Р 6_30-2003 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

· наименование организации;

· дата документа;

· место составления или издания документа.

Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды оперативно-распорядительной документации являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.