Реферат: Основные понятия делопроизводства 2007

Л – пятьдесят;

С – сто;

Д – пятьсот;

М - тысяча.

Остальные римские цифры составляют путем комбинаций.

Буквенно-цифровые обозначения пишут слитно или через дефис.

Сокращения

Сокращения слов, применяемые в документах, должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов и сокращениям, принятым в классификаторах технико-экономической информации.

Отдельные слова, если они стоят при именах собственных или цифровых величинах, сокращают одной буквой с точкой или несколькими буквами. Во множественном числе ставят две буквы без точки между ними. То есть удвоенное однобуквенное графическое сокращение пишется слитно, а точку ставят только в конце.

Инициалы пишут сокращенно прописными буквами через точку без промежутка между ними.

После сокращенных слов с точкой рекомендуется не делать промежутков, так как эта точка не означает законченной мысли, а указывает на сокращенное слово.

Самостоятельные графические сокращения употребляются в любом контексте, независимо от того, с какими словами они соседствуют. Например: и др. - и другие, и т.д. - и так далее.

Общепринятые буквенные аббревиатуры, состоящие из начальных букв, входящих в название, не склоняются и пишутся прописными буквами без кавычек и точек. Буквенные аббревиатуры - марки машин и механизмов - при сочетании с цифрами пишутся слитно, если цифры предшествуют аббревиатуре (5ЗК), или через дефис, если следуют за ней (ЗИЛ-131).

Буквенная аббревиатура, которая обозначает нарицательное название, но по правилам пишется прописными буквами, в составе сокращения смешанной формы сохраняет написание прописными буквами. Например: ВНИИспецтехники.

Письмо текста

При оформлении документов машинописным способом ГОСТ предусматривает следующие поля:

· левое поле - 20 мм;

· правое поле - 10 мм;

· верхнее поле - 20 мм;

· нижнее поле – 20 мм.

При оформлении документов машинописным способом Инструкция предусматривает следующие поля:

· левое поле - 30 мм;

· правое поле - 20 мм;

· верхнее поле - 20 мм;

· нижнее поле – 20 мм.

При печатании текста документа каждую законченную мысль выделяют в отдельный абзац. Абзацы отделяют друг от друга красными строками. Красная строка в машинописи - пять пробелов.

Письмо текстов может осуществляться через один, полтора и два интервала. Через один интервал печатают тексты документов формата А5. При письме текстов через один интервал между абзацами необходимо делать дополнительный интервал, т.е. абзац от абзаца отделяется двумя интервалами.

Через полтора и два интервала пишут остальные тексты. Все текстовые документы на бумаге формата А4 печатаются через полтора интервала. При подготовке документов к изданию типографским способом их тексты печатаются через два интервала.

В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны проставляться арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания посередине верхнего поля страницы.

Документы сроком хранения до трех лет разрешается печатать на двух сторонах листа.

При переходе на следующую страницу не рекомендуется: