Реферат: Основы концепции создания интегрированной автоматизированной информационной системы административного управления

В верхнем уровне административного управления МГУ можно выделить несколько основных информационных потоков:

- бухгалтерская и планово-финансовая информация (бюджет МГУ, учет основных средств и материалов, учет банковских и кассовых операций, учет и расчет заработной платы и стипендии, сводный учет и составление отчетности и т.д.);

- информация об учебном процессе (учет сведений о новом приеме, контингенте учащихся и выпускников, учет сведений об учебных курсах, учебных планах, преподавателях и т.д.);

- кадровая информация о контингенте преподавателей и сотрудников;

- документооборот (приказы, входящие и исходящие документы и т.д.);

- информация о научных исследованиях в МГУ (научные темы, договора, гранты, публикации, диссертации и т.д.);

- информация о внешних, в т.ч. международных контактах МГУ (межуниверситетские договора, учебные практики, научные обмены и стажировки и т.д.).

Существуют и другие информационные потоки.

Перечисленные информационные потоки являются:

- стабильными (существуют в течение десятков лет);

- консервативными (не иссякают, а новые не появляются);

- структурообразующими (фактически определяют структуру аппарата административного управления МГУ);

- преимущественно "вертикальными" (основной обмен информацией происходит между заинтересованными сотрудниками подразделений и соответствующими работниками центрального аппарата управления, т.е. работник Центральной бухгалтерии — бухгалтер факультета, работник Управления кадров МГУ — кадровик факультета и т.д.);

- частично перекрывающими друг друга (например, кадровая информация обрабатывается в Управлении кадров и частично дублируется Центральной бухгалтерией для расчета зарплаты, штатное расписание составляется в Планово-финансовом управлении и частично дублируется в Управлении кадров для нужд кадрового учета и т.д).

Интегрированность центрального аппарата управления МГУ.

Характер и степень интегрированности автоматизированной системы административного управления определяется характером и степенью интегрированности самой системы административного управления. На основании вышесказанного можно сделать вывод о наличии в верхнем уровне управления МГУ стабильных управленческих вертикалей, относительно слабо взаимодействующих друг с другом (в смысле обмена информацией), и в то же время являющихся генераторами и потребителями значимой информации.

Автоматизация административного управления всегда является, в той или иной степени, двусторонним процессом, предполагающим как перестройку сложившейся системы управления, так и адаптацию технических решений. Предлагаемая концепция оценивает как маловероятную перспективу сколько-нибудь существенного изменения сложившихся в верхнем уровне административного управления МГУ информационных потоков. Поэтому требование интегрированности автоматизированной информационной системы вовсе не означает требование создать одну информационную систему, которая должна выполнять все необходимые функции.

2. Сегодняшнее состояние автоматизации административного управления МГУ

Основные фактические данные НИВЦ о действующих и внедряемых АИС административного управления МГУ приведены в Приложении 1. Целью данного раздела концепции является общая характеристика современного состояния автоматизации верхнего уровня административного управления МГУ.

Опыт автоматизации различных сфер административного управления МГУ.

Различные сферы административного управления МГУ имеют существенно различный опыт автоматизации. С этой точки зрения их можно разделить на три категории.

1 категория. Сферы управления, автоматизация которых началась 15-20 и более лет назад и состоялась в форме постоянно функционирующих автоматизированных информационных систем. К таким сферам относятся, например, учет данных по новому приему и учебному процессу, учет и расчет зарплаты и стипендии, некоторые сферы бухгалтерского учета.

2 категория. Сферы управления, автоматизация которых проводилась в различное время с той или иной степенью результативности, но на сегодняшний день не состоялась. К таким сферам относится, например, учет кадров.

3 категория. Сферы управления, автоматизация которых не проводилась. Использование электронных технологий обработки информации в таких сферах, в лучшем случае, ограничивается компьютерной подготовкой текущих офисных документов.

На верхнем уровне административного управления МГУ представлены все три категории сфер управления. Различные службы Ректората имеют принципиально различный опыт (от огромного, многодесятилетнего до практически нулевого) в использовании электронных технологий обработки информации. Различная степень готовности информационных моделей, управленческой документации, персонала в различных сферах управления определяет поэтапность автоматизации верхнего уровня административного управления МГУ.

Общая характеристика действующих и внедряемых АИС.

Все действующие и внедряемые в настоящее время АИС административного управления МГУ характеризуются следующими основными чертами:

- оперативный доступ руководства МГУ к итоговой информации, формируемой АИС, отсутствует, либо затруднен;

- каждая АИС в отдельности не обеспечивает полного охвата (учета данных) соответствующей сферы управления;

- формирование итоговой отчетности происходит с большими трудозатратами, не всегда в срок и с должным качеством;