Реферат: Особливості складання та оформлення актів

Документи, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, їх права і обов'язки в цій області (п. 8 ст. 86 ТК РФ)

При змінній роботі кожна група працівників повинна проводити роботу протягом встановленої тривалості робочого часу відповідно до графіка змінності (ст. 103 ТК РФ)

Графік відпусток (ст. 123 ТК РФ)

Разом з прямо передбаченими ТК РФ локальними актами працедавець може приймати і інші документи, що містять норми трудового права, необхідні для вирішення виникаючих проблем у взаєминах з працівниками, наприклад: положення про персонал, положення про структурні підрозділи (відділах), посадові інструкції.

Зупинимося на такому документі, як посадова інструкція. Чи необхідні вони в організації? Яку роль грає даний документ в регулюванні трудових відносин між працівником і працедавцем? Посадова інструкція - організаційно-розпорядливий документ, в якому визначається місце працівника в організації, основні функції, конкретні обов'язки, функціональні права і відповідальність при здійсненні діяльності на певному посаді.

Відсутність чітко розроблених регламентів, інструкцій і інших режимних елементів завжди надасть можливість працедавцеві виразити свою незадоволеність якістю і об'ємом результатів праці співробітників. Загальне правило: якщо ви хочете плутанини, ніколи не займайтеся регламентацією праці і не витрачайте часу на розробку управлінської документації.

Не дивлячись на те, що останніми роками все більше керівників починає розуміти необхідність і корисність розробки різного роду організаційної документації, існує ще багато компаній, де керівництво не стурбоване розробкою всіх необхідних регламентів, у такому разі допускаються наступні помилки:

ПОМИЛКА 1: абсолютна відсутність посадових інструкцій.

Всі обов'язки «передаються на словах». Керівництво вважає, що «краще душевно поговорити, чим бруднити тонни паперу».

ПОМИЛКА 2: формальний підхід до написання посадових інструкцій.

Коли інструкції створені для звітності і не використовуються в реальному житті, кандидат виходить на роботу, слабо уявляючи собі, круг своїх обов'язків, перший час «плаває» у виборі найбільш важливих з них і зазвичай вибирає для регулярного виконання тільки те, що найцікавіше або не складе труднощів виконати. Ця ситуація стає особливо критичною тоді, коли це стосується роботи «прибуткових» співробітників. Так, наприклад, в діяльності менеджерів відділу продажів часто витісняється важка і не всіма улюблена робота по залученню і «обходженню» нових клієнтів.

ПОМИЛКА 3: невірний розподіл обов'язків:

Ті або інші роботи ні за ким конкретно не закріплені, і їх виконує той, хто в даний момент вільний або «просто пригадав» про необхідність виконати їх.

Приклад: Завдання поповнення прайс-листів в торговому залі покладене на всіх менеджерів залу, при цьому не призначений «відповідальний» за виконання цих робіт. Як наслідок, прайс-листи роздруковуються нерегулярно, і то, тільки після відповідного прохання клієнта. При цьому вони містять велику кількість помилок і неточностей.

Не продумана система «підміни співробітника у разі відсутності або по хворобі».

Приклад: Роздрібний салон з продажу комп'ютерної техніки. З метою залучення клієнтів, виготовлений рекламний щит, який необхідно кожен ранок виставляти перед дверима салону. Для виконання цього завдання призначений співробітник, якому доплачується «за винесення» певна сума до основного заробітку. В цілому ця схема працювала вельми успішно, за винятком тих днів, коли даний співробітник по якихось причинах не був на роботі або спізнювався на початок робочого дня. Тоді рекламний щит, як правило, не виставлявся. Або виставлявся, але після довгих домовленостей кого-небудь з працівників. Основні аргументи, що пред'являються керівництву: «мені не платять за цю роботу» і «я зараз не можу цього зробити, тому що у мене багато своєї роботи».

Співробітникам поставлена велика кількість «різношерстих» обов'язків.

Приклад: Системний адміністратор, крім своїх основних функцій, виконує роль експедитора і співробітника, що займає питаннями реклами. Він багато часу проводить в роз'їздах по потребах фірми. В результаті, зазвичай не встигає виготовити і помістити рекламу в ЗМІ або не виявляється «під рукою» в мить, коли необхідний терміновий ремонт техніки. В цьому випадку, якщо ви поцікавитеся «чому обов'язки не виконуються в належній мірі?», ваш співробітник, швидше за все, пошлеться на надмірну зайнятість і велику кількість обов'язків.

Не дивлячись на те, що обов'язковість посадових інструкцій виникає тільки в строго певних випадках, саме вона дозволить працедавцеві:

Раціонально розподілити обов'язки між працівниками.

Правильно організувати відбір кадрів при наймі, провести їх подальшу розстановку.

Укріпити службову дисципліну.

Підвищити ефективність діяльності організації.

Створити організаційно-правову основу діяльності співробітників.

Підвищити відповідальність співробітника за результати своєї діяльності.

Забезпечити об'єктивність оцінки при атестації співробітника.

Застосувати адекватні заходи заохочення і дисциплінарних стягнень.

Уникнути трудових суперечок

Порядок в організації наступить тоді, коли діяльність співробітників буде регламентована. Можливо, не варто економити на розробці управлінській документації?