Реферат: Подготовка и составление конференции в Microsoft PowerPoint

· Выбор стиля…………………………………………………………………………..13

· Разработка Конференции или презентации……………………………………..14

· Вступление ……………………………………………………………………………14

· Основная часть……………………………………………………………………….14

· Заключение…………………………………………………………………………….15

· Использование наглядных методов и материалов………………………………..15

· Ответы на вопросы……………………………………………………………………16

Заключение

Список использованной литературы

Введение.

В настоящее время в нашей стране появляется все больше и больше компаний, которые свою деятельность не представляют без применения информационных систем управления. Информационные системы управления предоставляют возможность оперативно решать вопросы, разрабатывать новые программы деятельности, анализировать работу предприятия. Поэтому применение локальных сетей на предприятии - актуальная проблема. Как же применяются локальные сети? Одним из применением локальных сетей является создание конференций, проведение совещаний. Возникает вопрос какую программу применить для их создания. Я в своем реферате рассматриваю одну из наиболее удобных программ PowerPoint 7, которая позволяет создать конференцию более красивой, легко воспринимаемой, удобной для пользователей, неограничивающей число участников. Эту систему создания конференции неоднократно применяли на различных предприятиях, что говорит о ее практической ценности. В своей работе я подробно расскажу о создании конференции на основе презентации и о тех приемах , которые позволяют войти в близкий контакт с аудиторией и произвести на нее более сильное впечатление.

Демонстрация слайд-фильма в локальной сети.

Сделав презентацию можно не приглашать людей физически присутствовать на совещании, презентации, а провести электронную конференцию. Как организатор, надо подготовиться к конференции: назначить для нее время, выбрать средства управления ее проведением и сообщить PowerPoint, какие компьютеры в сети будут принимать участие.

Организация конференции.

Первым шагом конференции является сбор имен компьютеров, которые будут участвовать. Если вы не знаете имени своего компьютера, выберете команду Настройка , а затем - Панель управления в меню Пуск на рабочем столе Windows 95/98 и дважды щелкните значок Сеть . Выберете вкладку Компьютер и запишите имя своего компьютера, указанное в текстовом поле Имя компьютера. Кроме того, будущие участники конференции должны сообщить вам имена своих компьютеров, из которых вы составите список.

Имея на руках список имен, откройте презентацию, предназначенную для демонстрации. Затем выберете команду Конференция в меню Сервис. На экране появится первое окно диалога Мастер конференции. Здесь организатор конференции должен выбрать Докладчик , а участник должен выбрать Участник конференции и нажать кнопку Далее .

Второе диалоговое окно служит для выбора слайдов которые будут показаны в конференции, по умолчанию будут показаны все файлы, если надо изменить параметры, надо нажать Отмена и выбрать Настройка из меню Показ слайдов . Нажмите кнопку Далее для вывода третьего диалогового окна.

В третьем диалоговом окне указано какой тип связи вы используете, так как мы рассматриваем конференцию в локальной сети, то можно сразу нажимать Далее , если вы хотите использовать интернет , то сначала надо соединиться по модему с вашим поставщиком услуг Интернет.

Четвертое диалоговое окно. В текстовом поле Имя компьютера введите имя любого компьютера , участвующего в конференции, и нажмите кнопку Добавить . Имя будет внесено в список, расположенный под этим полем. Продолжайте добавлять имена, пока не перечислите все компьютеры. Если имя добавлено по ошибке или нужно удалить имя компьютера, принадлежащего отсутствующему участнику, выделите это имя в списке диалогового окна и нажмите кнопку Удалить . Когда список компьютеров будет готов , нажмите кнопку Готово , чтобы открыть конференцию.

Компьютеры участников должны присоединиться к конференции и ждать, когда ваш Мастер конференции будет готов ее начать. Ваш компьютер должен соединиться с компьютерами приглашенных участников и этот процесс может занять несколько минут. Программа PowerPoint должна найти компьютеры, загрузить в каждый из них копию вашей презентации и создать временную копию презентации на компьютере организатора.

Если какой-то компьютер отсутствует вы получите сообщение о том, что он недоступен или не может быть найден. Нажав ОК чтобы закрыть окно этого сообщения, вы сможете вернуться в четвертое окно диалога и проверить орфографию имени компьютера, после чего либо ввести его заново, либо удалить из списка. Для проведения конференции необходимо подключить к ней хотя бы один сетевой компьютер (кроме компьютера организатора).

Проведение конференции.

Если вы являетесь организатором конференции, то у вас есть несколько способов сделать ее более продуктивной. Если вы участник конференции, ваша роль более ограничена.

Когда конференция начинается, все участники на экранах своих компьютеров видят полноэкранный слайд-фильм. На экране компьютера организатора конференции слайд-фильм демонстрируется точно в том же виде, что и на экранах участников. Кроме того, организатор видит панель Докладчик для управления слайд фильмом и все инструменты.

Управление слайд фильмом с помощью панели Докладчик.

Если вы являетесь организатором конференции, используйте для управления презентаций панель Докладчик. При закрытии этой панели конференция заканчивается. Кнопки Предыдущий слайд и Следующий слайд служат для продвижения от слайда к слайду. Чтобы перейти к следующему слайду можно так же щелкнуть мышью окно слайда.

Поле Управления экраном позволяет изменить вид указателя мыши на карандаш. Карандаш можно использовать для пометок на слайдах, например, чтобы подчеркнуть важное слово, усиливая его действие. Участники видят все пометки, которые вы делаете на слайде.

На время перерыва можно зачернить экран слайд-фильма, используя кнопку Черный экран в поле Управления экраном. Кнопка Стереть карандаш позволяет удалять с экрана все пометки, после чего слайд приобретает первоначальный вид.

Если вам понадобиться инструмент проведения конференции, который не был выбран до ее начала, этот инструмент можно активизировать непосредственно во время конференции, нажав соответствующую в поле Инструменты панели Докладчик.

Если идеи следуют одна за другой быстро и интенсивно, вы должны быть уверены, что каждый участник получит копию слайда для последующего анализа. В этом случае можно нажать кнопку Послать слайд , чтобы скопировать текущий слайд (вместе с добавленными пометками) на жесткие диски всех участников. Конференцию можно закончить нажатием кнопки Закрыть или кнопки Конец демонстрации панели Докладчик.

Переключение между слайдами с помощью Навигатора слайдов.