Реферат: Подготовка и составление конференции в Microsoft PowerPoint

Конференции и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для конференции своих точек зрения. Но конференции и презентации в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы.

АНАЛИЗ ЦЕЛИ.

В процессе создания собственной карьеры человек может делать презентации и конференции по разным поводам. Например, если он работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает конференцию перед потенциальными инвесторами.

Такие презентации и конференции могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации.

* Информирование или анализ. Когда цель вашей презентации информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.

* Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля.

Зачастую конференции и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно.

АНАЛИЗ АУДИТОРИИ

Как только вы поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается ?

Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории конференция и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.

Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к конференции.

Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.

Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в конференции, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей участвующих в конференции.

Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед конференции:

Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?

Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном действии?

Какой у аудитории уровень понимания, образованность?

Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?

Знают ли они вас?

Уважают ли они вас?

Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь для поведения эффективной презентации.

ПЛАНИРОВАНИЕ КОНФЕРЕНЦИИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Разработка стратегии разворачивания выступления сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.

Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации придавая этому ничуть не меньшее значение.

РАЗРАБОТКА ГЛАВНОЙ ИДЕИ

Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашим объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам.

Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в одно предложение.

Вот несколько примеров:

* Размещение заказа у нас имеет смысл потому, что мы предлагаем быструю доставку и скидки.

* Новая программа оздоровления побудит рабочих к более качественному труду и уменьшит пропуски по болезни.

* Господин Сидоров был очень нужным работником в нашей фирме и мы будем по нему скучать, когда он уйдет на пенсию.

* После 10-ти месяцев неудач, убытков и неопределенности мы можем гордиться нашей компанией, которая пережила полосу неудач и стала получать прибыль.

Отметьте, что каждый пример содержит главную информацию о конкретном предмете презентации и благоприятно действует на аудиторию.

ВЫБОР СТИЛЯ