Реферат: Подготовка и составление конференции в Microsoft PowerPoint

Они нравятся как и профессионалам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

* Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

* Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия.

Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%”

Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели извлекали смыл из материалов. Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

* Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.

* Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, продолжить.

* Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

* Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентируете.

* Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.

* Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями

Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете использовать несколько диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму.

Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Кроме того они предлагают самые широкие возможности.

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ.

Период задавания вопросов очень важен и позволяет вам понять поняла ли аудитория ваши идеи.

Вот несколько советов по поводу поведения во время ответов на вопросы:

* Будьте подготовлены. Вы должны предугадать вопрос, знать на него ответ.

* Не игнорируйте вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа. Предложите вопрошающему подождать, найдите ответ на вопрос после презентации и сообщите его согласно обещанию.

* Не позволяйте слишком развернуто отвечать на вопросы. Этот период в презентации особенно опасен, т. к. содержит опасность потери контроля. Отвечайте на вопрос кратко, ясно, четко.

* Подготовьте несколько вопросов заранее. Если аудитория отказывается задавать вопросы. Сделайте это за них и возможно некоторые слушатели к вам присоединятся.

Период ответов на вопросы - финальный в презентации, заодно и является своего рода финальной проверкой организатора. Но не стоит его бояться, зачастую это самая приятная часть выступления.

Заключение.

Таким образо