Реферат: Поняття, єство і типи ділових нарад

Складання порядку денний є задачею керівника, але її документальне оформлення лягає на плечі секретаря.

Порядок денний складається тільки після визначення мети наради. При цьому мета повинна бути чітко сформульований, мати логічну завершеність і однозначне тлумачення. До порядку денного слід включати невелику кількість питань, щоб можна було докладно обговорити їх на нараді. Але, на жаль, ця вимога не завжди виконується і порядок денний перенавантажують, що позбавляє можливості підготувати і обговорити всі питання досконально. Тут діє принцип "краще менше, так краще". Тому завжди необхідно прагнути позбутися другорядних питань, які можна вирішити зовні наради.

Порядок денний звичайно складається у письмовій формі. Звичайно, наради можуть проводитися і без наперед заготовленого списку питань, але в цьому випадку вони повинні хоча б в усній формі доводитися до зведення учасників зустрічі. Думаю, ніхто не стане сперечатися з тим, що написаний порядок денний є більш ефективною формою і дозволяє кожному зосередитися на тому, що необхідно зробити: до наради, під час наради і після нього. Вона є планом проведення заходу. Наради без неї дуже часто перетворюються на обговорення загального характеру, учасники яких не зосереджуватися на ключових питаннях. Багатьом свідкам непідготовлених нарад не раз доводилося стикатися з такою ситуацією, коли хто-небудь терміново запрошував інформацію у своїх підлеглих, а інші були вимушені втрачати час на очікування. Такі недоліки негативно впливають на ритм проведення обговорення, а отже, і на його ефективність.

З приводу того, як слід розташовувати питання на порядку денному, існують два діаметрально протилежних думки.

Відповідно до першої точки зору питання слід розташовувати в порядку їх важливості і складності. Аргументи тут наступні: на початку наради співробітники є більш активними, вони ще не втомилися і, отже, найважливіші і складні питання краще обговорювати на початку.

Прихильники другої точки зору вважають, що питання, які вимагають розширеного обговорення і опрацьовування, краще всього розглядати в другій третині збору, коли фізична і розумова працездатність учасників досягає піку. Поточні питання, що не вимагають багато часу, можна вирішити в першу чергу, а на кінець залишити найлегші питання, цікаві і приємні справи.

Коли основна робота виконана і увага аудиторії слабшає, можна перейти до обговорення більш цікавих питань, що не вимагають напруги (в останній третині наради), наприклад, про організацію корпоративного заходу на честь ювілею фірми або про результати участі у виставці.

За час підготовки наради в результаті отримання більш достовірної і оперативної інформації пріоритети можуть мінятися неодноразово. Те, що було актуальне всього кілька годин тому, може стати зроблений нецікавим. Тому ніколи не слід розглядати затверджений порядок робочої наради денний як щось непорушне. На цей випадок можна рекомендувати розробити процедуру коректування повістки після її твердження, що повинне знайти своє віддзеркалення в Регламенті по проведенню нарад.

Складений порядок денний затверджується керівником. Але на практиці досить часто використовується і спрощена форма. Вона не має грифа твердження (зустрічаються навіть варіанти оформлення без підпису відповідального виконавця), але саме такі форми повісток є найпоширенішими. Перша форма більш інформативна, містить відомості про місце, дату проведення і учасників наради, має гриф твердження. Тому можна рекомендувати використовувати її для найважливіших нарад, а для проведення робітників і оперативних порядок денний може підписати і секретар після попереднього усного обговорення з головою. Порядок оформлення порядку денний закріплюється в Регламенті по проведенню нарад, якщо такий на підприємстві є.

1.2.2 Визначення складу учасників наради

Після визначення мети наради і круга питань, які будуть на ньому обговорюватися, можна перейти до вибору кандидатур учасників. На нараду слід запрошувати співробітників:

які ухвалюють ключові рішення з питань, винесених на обговорення (їх думка може бути вирішальною);

які відповідно до своїх службових обов'язків володіють певною інформацією з даних питань;

які по роду своєї діяльності повинні бути ознайомлений з інформацією, представленою на нараді;

які організовуватимуть виконання рішень наради.

Слід запрошувати людей, здатних озвучити різні точки зору і одночасно готових до плідної взаємодії.

Корисність збору обернено пропорційна числу його учасників. Рекомендоване психологами кількість для внутрішньої ділової наради - від 6 до 9 чоловік, це забезпечує високу продуктивність, люди не втрачаються в масі, і таку групу легше контролювати. На практиці наради проводяться і в менших, і у великих групах, кожна їх має свої переваги і недоліки.

До порядку денний може бути прикладений список запрошених з вказівкою їх посад. Так поступають при організації крупних нарад, на яких присутня велика кількість учасників. Це активно практикується у федеральних органах виконавської влади. В комерційних же організаціях учасників наради і запрошених краще вносити до порядку денного наради.

В крупних установах до нарад з найважливіших питань складається довідка по їх істоті, в якій указується причина і мета постановки питання на обговорення. Разом з довідкою може бути запропонований проект рішення.

Якщо в нараді бере участь велика кількість людей, керівників філіалів, дочірніх компаній або представників сторонніх організацій, то розсилаються запрошення (сповіщення) на нараду. Як правило, такий документ складається з:

обіг;

інформації про дату, місці і часі проведення;

порядки денний;

пропозиції взяти участь;

прохання про підтвердження участі в нараді.

Запрошення (сповіщення) підписують осіб, що відповідають за підготовку заходу.

Від виду наради залежить і вид документа, який повинен бути розісланий учасникам. Як правило, це:

запрошення (сповіщення) про проведення наради, оформлене на фірмовому бланку організації, або

порядок денний в тій формі, яка прийнята на підприємстві.

Порядок денний повинен розсилатися за декілька днів до початку заходу (звичайно за 3–5 днів), щоб у його учасників була можливість підготуватися. До неї прикладаються матеріали, що підлягають обговоренню (проекти докладів з кожного питання, інформаційні матеріали, представлені відповідальними виконавцями). Така супровідна документація може бути розісланий пізніше - за 1–2 дні до зустрічі. В цьому випадку слід враховувати реальне співвідношення об'єму інформації, з яким необхідно ознайомитися, і часу, що залишився.