Реферат: Поняття, єство і типи ділових нарад

Перед розсилкою учасникам матеріалів, які обговорюватимуться на нараді, слід звернути увагу на їх оформлення.

Так, 10–15 сторінок суцільного тексту, набраного дрібним шрифтом, ніхто читати не буде. Тому не варто економити на своїх співробітниках і використовувати оптимальний розмір шрифту - 12. Більш дрібний текст можна використовувати, наприклад, для посторінкових виносок. Виділяти фрагменти тексту краще різними зображеннями (курсивом, жирним) або підкресленням.

Головне, щоб вибрана логіка форматування матеріалу не порушувалася в межах одного документа, і бажано, щоб вона дотримувалася (хай навіть з невеликими відступами) в межах всього комплекту матеріалів.

Виступи учасників можуть підкріплюватися письмовими докладами. Відзначимо, що доклад є одним з найдовших ділових документів. Його написання відноситься до навиків, необхідних для успішної кар'єри. Тому можна дати декілька основоположних рекомендацій по складанню тексту докладу. Він повинен бути:

коротким, наскільки дозволяє зміст і мету;

зрозумілим (простим, а не заплутаним);

логічним;

структурованим.

Дуже часто мета написання докладу полягає в тому, щоб зробити на читачів певний вплив: переконати їх прийняти певну точку зору, змінити власну думку або зробити конкретні дії. Доклад повинен бути адресований наперед обкресленій групі, містити переконливі аргументи і передбачати можливі заперечення.

Крім докладів, до наради готуються інформаційні матеріали, які використовують виступаючі. Існує велика кількість наочних засобів. Наприклад, два прості графіки можуть бути ефективно одного складного, причому їх легше і швидше побудувати. Сучасна комп'ютерна техніка дозволяє включати в доклад безліч графічних зображень аж до кольорових ілюстрацій.

1.2.4 Вибір і підготовка приміщення для наради

Приміщення, призначене для проведення наради, повинне бути наперед підготовлено.

Його потрібно провітрити або за декілька годин включити систему кондиціонування.

Стільці слід акуратно розставити, а їх кількість повинна бути на 1–2 більше, ніж заплановане число учасників і запрошених. Адже під час обговорення може терміново знадобитися запросити кого-небудь із співробітників. Тоді їм буде куди сісти.

На столах повинні бути письмові обладнання (ручки, олівці і листи паперу формату А4 або зручні блокноти А5 або більшого формату). Вітається використовування канцтоварів з фірмовою символікою.

На столах розміщується мінеральна вода і стакани, які ставляться вверх дном на серветки, а їх кількість повинна бути на 1–2 більше, ніж присутніх.

Якщо для наочності використовуються маркерні дошки, необхідно передбачити наявність декількох різнокольорових маркерів, а також наперед просочити так звану "пралку спеціальною рідиною".

У разі використовування технічних засобів їх необхідно встановити наперед, ознайомитися з правилами експлуатації і перевірити працездатність, обов'язково слід передбачити можливість підключення ноутбуків. При використовуванні слайдів необхідно забезпечити їх наявність на нараді, розмістити проекційний екран так, щоб його було видне всім присутнім.

Може бути потрібно і більш екзотичне устаткування. Наприклад, на харчових підприємствах можливо проведення дегустації якого-небудь продукту і порівняння його з продуктами конкурентів. В цьому випадку необхідно передбачити наявність одноразового посуду для кожного учасника.

В деяких компаніях в цілях безпеки не дозволяється приносити на наради мобільні телефони. В цьому випадку слід передбачити можливість їх зберігання у секретаря керівника.

Розділ 2. Підготовка керівника в р іелтерскої компанії "Центр нерухомості" до ділової наради

2.1 Характеристика р іелтерскої компанії "Центр нерухомості"

Компанія "Центр нерухомості" працює на ринку Самари нерухомості більше 7 років. За цей час компанія міцно завоювала одну з лідируючих позицій. Колектив компанії "Центр нерухомості" - це висококваліфіковані співробітники, досвід і професіоналізм яких гарантує високу якість послуг. В даний час в місті працює шість представництв компанії. Стратегічний план розвитку компанії передбачає відкриття нових представництв. Система управління компанії збудована таким чином, що відбувається постійна взаємодія всіх структурних підрозділів здійснюється повний контроль за діями співробітників в кожному офісі.

Компанія "Центр нерухомості" входить до складу Російської гільдії ріелторів і Поволзької гільдії ріелторів, строго дотримує кодекс професійної етики. Якість послуг компанії "Центр нерухомості" підтверджена Сертифікатом відповідності, видаваним Російською гільдією ріелторів. Володарем такого документа є тільки 7 компаній в Самарі і 3 - в Тольятті. Професійна відповідальність компанії "Центр нерухомості" застрахована. Якщо клієнт цінує чіткість і ясність в питаннях, що стосуються покупки або продажу нерухомості, якщо набір вимог до якості послуг і чистоти операції високі, то "Центр нерухомості" - сама гідна компанія. Кожний об'єкт нерухомості, що знаходиться в управлінні компанії "Центр нерухомості", проходить перевірку юридичної чистоти.

Один з найважливіших принципів роботи компанії "Центр нерухомості" - це турбота про інтереси клієнтів. Саме тому більше половини клієнтів - це ті, хто звертається по рекомендаціях друзів і знайомих або ті, хто звертався раніше. "Оперативність, уміння вирішувати найскладніші задачі, пошана до клієнтів" - це відгуки більшості людей, що скористалися послугами фахівців компанії.

2.2 Підготовка і планування нарад керівником р іелтерскої компанії "Центр нерухомості"

В процесі управління компанії "Центр нерухомості" часто доводиться стикатися з такими задачами, рішення яких неможливе без залучення багатьох фахівців, обміну думками і інформацією по виникаючих проблемах. Обговорення таких питань проводиться на нарадах.

Оскільки в ухваленні рішень задіяно багато працівників, такий вид управлінської діяльності є найдорожчим. Вартість наради складається із заробітку всіх його учасників, заробітку готуючих і обслуговуючих його працівників, витрат на відрядження, витрат на орендувати приміщення, апаратуру і інших невигідних витрат.

Причини порожньої витрати часу і засобів частіше за все полягають "попросту в тому, що багато нарад незадовільно підготовлено і організовано, невміло проведені і незадовільно підсумовані".

Тому нарада повинна бути підготовлений керівником компанії "Центр нерухомості" особливо ретельно з детальним опрацьовуванням всіх організаційно-технічних заходів, як по організації, так і його проведенню.

В ріелтерської компанії "Центр нерухомості" нараді проходять не частіше, ніж 2 рази на місяць, в головному офісі, в компанії існує регламент проведення засідань, де визначена періодичність засідань і всі процедури підготовки і проведення з вказівкою посадовців, що відповідають за кожну процедуру.

Починається робота по підготовці наради з вказівки керівника про необхідність його проведення, що виносяться на нього питаннях і передбачуваних учасниках, час і місце проведення.

Призначається звичайно нарада керівником компанії "Центр нерухомості" на початок робочого дня, щоб не розбивати робочий день, ритм роботи, не примушувати людей перемикатися з одного виду діяльності на іншій. Крім того, керівник повинен відразу обдумати місце проведення наради. Оперативні наради з невеликою кількістю учасників часто проводяться в кабінеті у керівника. Якщо нарада дуже важлива і з великим числом учасником, то воно проводиться в спеціальному приймальному залі головного корпусу компанії "Центр нерухомості".