Реферат: Программы, используемые в делопроизводстве
Сканирование документа
Для проведения сканирования с помощью программы FineReader надо включить сканер и запустить эту программу. Сканирование производится по щелчку на кнопке Сканировать на панели Scan&Read. Программа FineReader способна либо использовать драйвер TWAIN, либо взаимодействовать со сканером напрямую.
Чтобы указать используемый драйвер. А также изменить некоторые другие настройки, следует щелкнуть на раскрывающей кнопке рядом с кнопкой Сканировать и выбрать в открывшемся меню пункт Опции.
Само сканирование производится в автоматическом режиме и требует только технического вмешательства пользователя, например перелистывание страниц сканируемого документа. Все действия пользователя в рамках программы во время сканирования заблокированы специальным диалоговым окном, уведомляющим о том, что идет процесс сканирования.
Распознавание документа
Само распознавание представляет автоматический процесс не допускающий вмешательства пользователя. Это основной этап работы программы. Для запуска распознавания необходимо нажать на кнопку Распознать на панели инструментов Scan&Read. Во время выполнения распознавания на экран выдается диалоговое окно Распознавание, назначение которого – предоставить возможность прерывания работы. Строки по мере их распознавания окрашиваются в голубой цвет. Распознанный текст будет помещен в окно Текст. В противном случае диалоговое окно распознавание будет расширено и в нем появятся советы, объясняющие причины, которые могут мешать нормальному распознаванию документа.
Сохранение документа
Распознанный документ необходимо сохранить. Программа предоставляет несколько возможностей сохранения документа. Для того чтобы увидеть все предлагаемые варианты сохранения, следует щелкнуть на раскрывающейся кнопке и ознакомиться с открывшимся меню. Наиболее стандартному сохранению соответствует команда Сохранить в файл. В этом случае открывается стандартное диалоговое окно Сохранение, в котором можно указать тип сохраняемого документа, а также то, какие из распознанных страниц следует сохранить.
Раскрывающийся список, определяющий тип документа, содержит множество вариантов сохранения. Например, поддерживаются варианты сохранения форматирования текста (файлы .DOC, .RTF), возможность использования формата HTML, сохранение неформатированного текста, а также различные способы сохранения документа в виде таблицы или базы данных (.XLS, .DBF, .CSV и так далее). Текст можно не сохранять в файл, а передавать в другую программу для последующей обработки. Возможна также прямая передача данных в нужную программу, например Word или Excel. При выборе такого пункта соответствующая программа запускается автоматически, и в нее передается распознанный текст в виде единого документа. Дальнейшая обработка текста и его сохранение может уже производиться при помощи этих программ.
5. Работа с базами данных
Поиск данных
Access обеспечивает простой способ поиска отдельных записей. Программа позволяет проводить поиск по части имени, если есть вероятность что имя можно целиком написать неправильно.
Для пользования поисковым средством Access, необходимо щелкнуть на поле, которое содержит разыскиваемые данные, затем на панели инструментов щелкнуть на поле Найти – откроется диалоговое окно Поиск в поле.
После щелчка на поле, по которому будет проводиться поиск, можно набрать в строке Образец тот текст, который будет разыскиваться, после чего надо щелкнуть на кнопке Найти. Access проведет поиск по указанному полю и найдет первое совпадение содержимого записи с введенным текстом. Если таких записей несколько, можно щелкнуть на кнопке Найти далее и разыскать следующую запись. После того, как будет разыскана последняя запись, содержащая заданный текст, щелчок на кнопке Найти даст сообщение о том, что нужных записей больше нет.
В Access предусмотрено некоторое количество настраиваемых параметров, которые могут помочь тогда, когда поиск не столь очевиден. Можно, например, установить задание на поиск записей, начинающихся с нужного слова, выбрав пункт С начала поля либо С любой частью поля в раскрывающемся списке Совпадение.
Можно также выбрать режим поиска по записям, расположенным выше или ниже текущей записи, а также по всем полям. Для более точного поиска необходимо установить флажок С учетом регистра.
Подготовка к печати
В меню Сервис выбрать команду Анализ и подкоманду Архивариус. Перейти на вкладку, соответствующую типу объекта базы данных, который требуется просмотреть или вывести на печать. Для отображения полного списка объектов базы данных перейти на вкладку Все объекты. Выделить объекты, описание которых требуется просмотреть или вывести на печать. Нажать кнопку Параметры, чтобы указать элементы объекта, которые следует распечатать, и нажать кнопку OK. Теперь можно выполнить одно из следующих действий. Чтобы распечатать описания, нажать кнопку Печать на панели инструментов. Рекомендуется проверить длину описаний перед печатью, так как некоторые из них, особенно для формы или отчета, могут состоять из многих страниц.
6. Словари и переводчики
Словари
Семейство словарей Polyglossum фирмы ЭТС включает в себя словари английского (в том числе Большой русско-английский политехнический, Большой русско-английский общелексический на 600 тысяч терминов и т.д.), немецкого, а также финского и шведского языка, французский технический словарь и др.
Особенностью этих словарей является поддержка различных кодировок русского языка: DOS-866, Windows-1251, KOI8-R, Cyrillic-German и ряда других, а также гибкие настройки шрифтовой системы.
Переход в словарь из любого текстового окна (текстовые редакторы, электронные таблицы, браузеры и др.) по комбинации Alt-1. Выделенное слово сразу попадает в строку ввода и ему приписывается словарная статья. Если найденная словарная статья устраивает пользователя, необходимо нажать кнопку Enter и получаем второе окно со значением этого слова, если же слово не то, то необходимо выбрать другое из списка или же выбрать другой словарь. На любое из выделенных слов можно перейти с помощью стрелок курсора или мыши и нажать Enter. Будут показаны дополнительные значения этого слова или примеры с ним. Обычная схема использования словаря Polyglossum: главное окно со списком словарных статей и два дополнительных независимых окошка.
Щелчок правой кнопки мыши переключает любое дополнительное окно в режим копирования и у пользователя появляется возможность выделить нужные строки и скопировать. Ненужные окна закрываются клавишей Esc или иным принятым в Windows способом.
У Полиглоссума словарь перев?